برنامج نقاط البيع POS لمحلات البيع بالتجزئة

في عالم البيع بالتجزئة ذات الخطوات والتغيرات المستمرة والسريعة، يمكن أن يكون شراء برنامج نقاط البيع POS عالي الجودة، واختيار اجهزة نقاط البيع المناسبة عملية مربحة لمحلات البيع بالتجزئة.

فهو سيحول العمل المتعب والصعب في مجال إدراة المبيعات إلى عمل يتم بسلاسة وكفاءة عالية، ما يجعل النمو المستمر لعمليات المبيعات امر محسوم بالنسبة لك.

فنظام نقاط البيع POS اقوى أدواتك التى تساعد محلات البيع بالتجزئة على معرفة النمو والهبوط الحاصل لك.

من المعروف جيدًا أن برنامج نقاط البيع “Sale of Point” عالي الجودة هو أداة ناجحة وأساسية لإدارة المحلات التجارية ومحلات البيع بالتجزئة.

ومن المحتمل أنك سمعت وقرأت الكثير من المعلومات حول المقصود بنظام نقاط البيع POS، وقد تتساءل كيف يمكن لهذا النظام أن يفيد محلات البيع بالتجزئة.

سنقدم لك في هذا الدليل أنواع أنظمة نقاط البيع، ولماذا يحتاج المحل التجاري إلى شراءها، و ما هي المميزات الرئيسية، وسنعرف نماذج التسعير، ونصائح رائعة حول كيفية اختيار اجهزة نقاط البيع المناسبة لعملك.

يمكن أن يؤدي قضاء الوقت في البحث والعثور على الحل المناسب لمتجرك وشراء برنامج نقاط البيع POS متميز إلى تحقيق أرباح على المدى الطويل.

سيتم دمج وإدارة جميع عمليات المحل التجاري من جمع المدفوعات وإدارة المخزون إلى تقديم تجربة إيجابية للعملاء مع إمكانية مراجعة تقارير المبيعات الشهرية من نقطة مركزية عند استخدام نظام POS حديث.

يعمل هذا على تبسيط عمليات المحلات التجارية والبيع بالتجزئة، مما يجعل عمليات ضبط المخزون والممارسات المحاسبية بسيطة وفعالة، ويدعم توقعات العملاء بشكل كامل مع وجود خيارات دفع متعددة.

ما هو برنامج نقاط البيع POS؟

أولاً، دعنا نعرف مفهوم نظام نقاط البيع POS؟ POS اختصار لكلمة “Point of Sale” والتى تعني نقطة البيع.

والتى تشير إلى المكان الذي يُكمل فيه الأشخاص المعاملات، أو ببساطة مكانًا يشتري فيه الناس ويقومون بدفع ماعليهم من مبالغ مقابل ما تم شراءه.

يُمكن استخدام نقاط البيع في موقع المحل الفعلي “على جهاز الكمبيوتر” أو عبر الهاتف كتطبيق أو عبر الإنترنت كنظام الويب أو كليهما (انظمة مختلطة).

عمل نظام نقاط البيع POS

أثناء “نقطة البيع”، يتم احتساب عدد العناصر ، وإجمالي المبلغ المطلوب دفعه للعميل، ويتم تقديم مجموعة متنوعة من خيارات الدفع للعميل لإكمال معاملة البيع. كما يتم إصدار الإيصالات والفواتير.

ما يفعله نظام نقاط البيع POS هو الجمع بين كل هذه العمليات عبر مجموعة من الأجهزة والبرامج وبالتالي إنشاء عملية متصلة من المعاملات بشكل فعال ومبسط من البداية إلى النهاية.

هذه هي الأسباب التي تجعل برنامج نقاط البيع POS ضروريًا لعملياتك. فهو يقع في وسط أعمال البيع بالتجزئة، حيث يدمج جميع معاملات نقاط البيع والوظائف التشغيلية الأخرى بما في ذلك المحاسبة والتخزين، البيع و مرتجعات العملاء.

تتمتع مجموعة وظائف الأجهزة والبرامج في أنظمة نقاط البيع أيضًا بمزايا أخرى بما في ذلك السماح لك بإدارة مستوى عالٍ من المعاملات بكفاءة وسرعة من مصادر متعددة، مثل حفظ السجلات ودعم بوابات الدفع عبر الإنترنت وتقليل الخطاء البشرى.

تتوفر مجموعة متنوعة من أنظمة نقاط البيع لتناسب مجموعة متنوعة من محلات البيع بالتجزئة. نلقي نظرة عليها:-

ماهى الاجهزة المستخدمة لبرنامج نقاط البيع POS

تتمثل الخطوة الأولى في البحث عن العديد من أنواع الأجهزة المتاحة ومراجعتها. بمجرد الحصول على صورة واضحة عن كيفية دعم كل جهاز لمعاملات السداد، ستتمكن بسهولة من اتخاذ القرار المناسب بشأن الأجهزة التي قد تناسب متجرك التجاري بشكل أفضل.

1. قارئ الباركود
2. الدرج النقدي
3. طابعة الفواتير
4. جهاز مكتبي او شاشة لمس
5. مكينة دفع البطائق

مميزات نظام نقاط البيع POS

يجب أن يشتمل برنامج نقاط البيع POS للمحلات التجارية والبيع بالتجزئة عالي الأداء والفعال على هذه المميزات الرئيسية لتوفير الفوائد المثلى لعملك.

• فوائد برنامج نقاط البيع POS [الدليل النهائي]
• اهم مميزات نظام نقاط البيع POS (دليل شامل)

1- التزامن المناسب للبيانات

ستحتاج إلى أن تكون جميع المعلومات متاحة ومحدثة في نفس الوقت. ومع ذلك، الأمر دائمًا لا يكون بسيطًا مثل عمليات التحديث التلقائية، فمن المهم أن تكون قادرًا على معرفة مصدر تدفق البيانات.

من المهم تحقيق توازن دقيق بين الحصول على معلومات محدثة وحديثة مع القدرة أيضًا على التحكم في البيانات والتراجع عنها في حالة حدوث أخطاء.

2- التحكم الرئيسي للبيانات

احصل على برنامج رئيسي “برنامج محاسبة” يرتبط مع نقاط البيع بحيث يتم إدخال ومراجعة البيانات وتصحيحها عن طريق برنامج المحاسبة الرئيسي.

لتتحكم في تعديل معلومات المنتج من خلال السماح لموظفين معينين فقط، وإذا كان هناك عدة فروع فقط من الجهاز الرئيسي، لاتخاذ قرارات المنتج بما في ذلك تغييرات الأسعار والعروض الترويجية وما إلى ذلك.

3- تتبع المخزون بدقة

القدرة على التعامل مع السيناريوهات المعقدة. على سبيل المثال، يمكن أن يصبح وجود العديد من المخازن وتتبعها امر صعب جداً.

واقع حيث يتم الاحتفاظ بالمخزون (على سبيل المثال في المتجر أو في المستودع) معقدًا للغاية من حيث مستويات المخزون مع النقل بين المواقع.

يتطلب هذا النوع من إدارة المخزون نظامًا يمكنه بسهولة تتبع مستويات وحركات المخزون بشكل مناسب، دون اخطاء في تدفق المعلومات بين المستودع والمخزن.

4- إدارة المبيعات

تعد القدرة على تتبع جميع مستندات المبيعات بسرعة وسهولة أمرًا بالغ الأهمية لأي نظام عمل. إنها مهمة كبيرة جدًا لإدارة جميع مبيعاتك النقدية و الأجلة والمرتجعات وعروض الأسعار.

سرعة معالجة المبيعات مهمة جدًا أيضًا. من الناحية المثالية، سترغب في أن يتمكن عملائك من إجراء مشترياتهم في أسرع وقت ممكن من خلال الخروج. فلا يوجد مقاس واحد يناسب الجميع.

ضع في اعتبارك عند شراء برنامج نقاط البيع POS لمحلات البيع بالتجزئة أن الطلبات، عروض الأسعار، المبيعات النقدية، مبيعات الأجل، المبالغ المستردة، الإشعارات الائتمانية، القسائم، المشتريات، فواتير الموردين، وما إلى ذلك كلها تحتاج إلى إدارة بطرق مختلفة.

يُعد امتلاك ميزات إدارة مبيعات صحيحة لنظام نقاط البيع ما يتيح لك العثور على المعلومات التي تحتاج إليها بدقة عندما تحتاجها أمرًا ضروريًا. يجدر النظر في هذه الميزات بعناية.

1. تعدد الاسعار

يجب على البرنامج ان يدعم أنواع متعددة من الأسعار، على سبيل المثال، اقل سعر بيع، اقل سعر بيع جملة، سعر المورد، العروض الترويجية، … إلخ.

مع إمكانية تواجد أسعار ترويجية مختلفة لأي مجموعة من المنتجات.

2. تدفق المبيعات

عند التأثير مثلاً:-

• يحصل العميل على عرض أسعار
• يرغب العميل في الطلب (على سبيل المثال ، عرض الأسعار على طلب العميل).
• يتم استيفاء الطلب من خلال طلب شراء للمورد.
• قد يكون أمر الشراء مع المنتج / المنتجات موجودًا بالفعل لذلك يتم تخصيصه مقابل أمر الشراء
• او يتم رفع أمر شراء جديد وإرساله إلى المورد.
• وصول الطلب وتحويله إلى فاتورة نقدية أو موجودة بالفعل في فاتورة مُعطاة للعميل.

3. إمكانية وضع علامات على الرفوف والمنتجات بسهولة وسرعة

القدرة على طباعة الملصقات التي تتوافق مع وصول منتجات المورد أو مجموعات ترويج المنتجات بنقرة زر واحدة.

5- إدارة العملاء

يعد تتبع نشاط عملائك أيضًا جانبًا مهمًا للعديد من محلات البيع بالتجزئة. بالنسبة لعملاء الحسابات، يمكنك بسهولة عرض أولئك الذين لديهم مدفوعات مستحقة، والتعرف ببساطة على العملاء الذين تأخروا عن السداد وتحديد مهلة سداد لكل فاتورة او عميل.

يمكنك من خلال برنامج المحاسب سوفت تحديد فترة محددة وإضافتها كمهلة سداد لحساب العميل بعد ذلك يمكنك توليد تقارير بها.

إمكانية إدارة حدود الدين لكل عميل بتحديد حد اعلى او ادني للدين، مع إمكانية تقسيم العملاء على مجموعات مع عمل بطائق خصم لهم إما بنسبة او مبلغ يتم خصمه بعد كل عملية تلقائياً.

اما في حالة اراد العميل شراء بالاجل فوق المبلغ المحدد له للدين، يمكنه طلب ذلك من الادارة الرئيسية فقط من اجل تمديد الحد الاعلى للدين.

علاوة على ذلك، يمكن طباعة التقارير والفواتير للعملاء وإرسالها عن طريق البريد الإلكتروني او SMS. مع إمكانية ارسال العروض الترويجية لهم ما يزيد من عملية البيع.

6- ادارة المخزون

برنامج نقاط البيع POS، من المهم أن تكون قادرًا على عرض مستويات المخزون الحالي بدقة. حيث يمكنك البرنامج من تحديد مستويات المخزون وتتبعها حتى تتمكن من التخطيط لحركة المخزون بكفاءة.

يتيح لك نظام المخزون أداء عالي لتقليل مستويات المخزون الذي قاربت كميته على النفاد من المخازن، ما يمنحك القدرة على طلب كميات إضافية من الصنف قبل النفاد، وذلك بتحديد حد طلب اعلى وادنى من بطاقة الصنف.

عند إدارة المخزون، يجب أن يتطابق مخزون البرنامج مع كمية المخزون في الواقع. الطريقة الأكثر فعالية للقيام بذلك هي “إجراء جرد يدوي” ومطابقته مع البرنامج.

تجدر الإشارة إلى أن إجراء جرد كامل قد يستغرق وقتًا طويلاً، لذا قد يكون من الأفضل أن يكون لديك نظام جرد يسمح لك بضبط المخزون حسب الحاجة، عن طريق فصل المخزون إلى أقسام يمكن حسابها بسرعة واحدة تلو الأخرى.

تعديلات منتظمة على مستوى المخزون

يمكنك برنامج المحاسب سوفت من جرد كميات معينة والتعديل عليها بدون الحاجة الى جرد المخزون بشكل كامل، اي انه يمكنك جرد المحل التجاري بدون الحاجة الى إغلاقه وتوقف عمليات البيع والشراء.

فيتم استخدم عمليات الجرد على المخزون بجرد كل قسم بشكل منفصل (مثال ذلك ذا كان لديك سوبر ماركت، فيمكن جرد المنتجات فقط في قسم العصائر يوم الاثنين، وعند الانتهاء يتم جرد قسم الحليبات في يوم الثلاثاء) وهكذا.

يوفر هذا النوع من نظام جرد المخازن صورة جيدة وعامة لمستويات المخزون.

على الرغم من ان هذه الطريقة في الجرد صحيحة، فيوصى بشدة بعدم تجاهل الجرد الكامل للمخزون إن أمكن لضمان مستويات المخزون بشكل اكثر دقة.

القدرة على إجراء عمليات الجرد أثناء التداول يمكن أن تساعد بشكل كبير في إدارة المخازن وضبط كمياته.

1. يحد من الحاجة إلى إجراء جرد كامل بعد ساعات حيث يمكنك تشغيل جرد المخزون أثناء ساعات العمل، من خلال تقسيم المحل التجاري الى اقسام.
2. عندما تقوم بحساب قسم، فإن المطلب الوحيد هو التأكد من أن القسم لا يحتوي على حركات حتى يتم إدخال جميع الأعداد في النظام.
3. بعد احتساب المنتج، إذا تم بيعه، فسيقل عدد المخزون المتوفر. لا تحتاج إلى تتبع المنتج المحسوب بينما تحسب باقي المنتجات في المحل لأن النظام سيتتبع ذلك.
4. إذا عدت نفس المنتج مرة أخرى في قسم مختلف، فسيتم جمع الأعداد في كلا القسمين معًا.

7. إدارة الموظفين

يمكن لبرنامج نقاط البيع POS المخصص إدارة وصول موظفيك إلى المعلومات والوظائف التي يمكنهم القيام بها داخل النظام.

يوفر القدرة على استخدام بيانات الاعتماد لأدوار مختلفة. يوصى بمنح المشرف/ موظفي الإدارة امتيازات وصول أعلى من موظفي الكاشير.

الفكرة البسيطة التي يجب على العديد من الشركات استخدامها لتحسين أمان بياناتها بشكل كبير هي تنفيذ فكرة “إعطاء الصلاحيات الأقل” والتي تتمثل في تقييد الوصول بالكامل ومنح صلاحيات الوصول كما هو مطلوب فقط.

حماية معلومات موظفيك كذلك. لا تدع الموظفين الآخرين ينتحلون صفة بعضهم البعض للقيام بأعمال ضارة. تتبع نشاط الموظفين لحماية نفسك من الإجراءات الاحتيالية أو الخبيثة.

من المهم استخدام الممارسات المناسبة لبيانات اعتماد المستخدم. هذا يعني استخدام تسجيلات دخول مختلفة لأدوار وأهداف مختلفة.

على سبيل المثال، إذا كانت إحدى قوائم البرنامج او الخيارات ليست لها صلة بالمستخدم، فلا يجب أن يكون لديه صلاحيات وصول إليها.

1. حماية معلومات الموظفين.
2. اجعل التفاصيل الكاملة للموظفين مخفية وقم بإعطاء كل موظف اسم وكلمة مرور مختلفة عن الاخرين.
3. تأكد من أن الموظفين لا يستطيعون انتحال شخصية بعضهم البعض.
4. تمن قائمة الادارة يمكن تتبع نشاط كل مستخدم ومعرفة الموظف الذي يقوم بعمله على اكمل وجه.
5. ايضاً يمكن لبرنامج من تتبع ومعرفة الموظف الذي يبيع باقل من السعر المحدد له. وامكانية إلغاء صلاحيات التخفيض منه.

لماذا تحتاج إلى نظام نقاط البيع POS؟

من خلال الميزات والفوائد البارزة التي ذكرناها في هذا الدليل، من السهل فهم فوائد برنامج نقاط البيع POS والقيمة والتأثير الإيجابي عالي الجودة الذي يمكن أن يقدمه في عملك.

• إدارة أعمالك بشكل أكثر فاعلية من خلال استخدام نظام متطور ومتكامل
• تحسين سير عمل البيانات التشغيلية
• اتخذ قرارات مستنيرة باستخدام البيانات في الوقت الفعلي
• رعاية العملاء والاحتفاظ بهم من خلال التجارب المحسنة
• زيادة الكفاءات التجارية الشاملة
• قم بإنشاء بيئة بيع بالتجزئة تدعم وتحافظ على رضا عملائك

كيف تختار برنامج نقاط البيع POS؟

اختيار نظام نقاط البيع POS يعتمد على احتياجات عملك الفردية. من خلال إنشاء قائمة من المتطلبات التى تريد تطبيقها في محل البيع بالتجزئة الخاص بك.

فيما يلي أهم الأسئلة التي يجب ان تجد لها إجابات من شركة البرامج المحاسبية عند اختيار أفضل نظام POS للمحلات التجارية وخاصة محلات البيع بالتجزئة:

• ماهي احتياجات عملك؟
• ايهما افضل برنامج نقاط البيع POS، اون لاين (ONline) او Offline أو كليهما؟
• مميزات برنامج نقاط البيع POS وطريقة الإستخدام؟
• ماهى متطلبات تشغيل النظام؟
• ماهي ميزات الأمان التى تقدمه الشركة في برامجها؟
• القدرة على تكامل مع البرامج الخارجية؟

اختيار شركة محاسبية لشراء برنامج POS مناسب

كما هو الحال مع أي عملية شراء لأنظمة الأعمال الأساسية، فإن البحث عن النصائح والإرشادات الصحيحة هي الخطوة الأولى الحاسمة للبرنامج المناسب المتوافق مع إعدادات الأجهزة الصحيحة.

بالإضافة إلى الميزات الرئيسية التي شاركناها في هذا الدليل، نوصيك بضرورة البحث أيضًا عن هذه العناصر المهمة عند العمل مع شركة المحاسبة التى ستوفر لك برنامج نقاط البيع POS؟

فريق دعم فني وتطوير

يجب أن تتمتع شركة نظام نقاط البيع POS لديك بالخبرة والقدرة على المساعدة حسب الحاجة.

يعد استخدام شركة برامج محاسبة هى من قامت بإنشاء البرنامج من الصفر مفيدة جداً وافضل من شركات التى تقدم برامج مفتوحة المصدر.

إن فهمهم لبنية البرنامج معناه انهم بإمكانهم بسهولة دعمك عبر مجموعة واسعة من المجالات بما في ذلك التدريب والدعم الفني وإضافات نوافذ قد تكون مهمة لك… والمزيد.

نظرًا لأن جميع محلات البيع بالتجزئة لديهم طرق مختلفة لإدارة أعمالهم بشكل مختلف، فقد تحتاج في بعض الأحيان إلى تعديلات مخصصة على برنامج نقاط البيع POS.

يمكن أن تمنحك هذه التعديلات الهامة ميزة على منافسيك عندما تريد أن يقوم برنامج نقاط البيع POS بوظيفة لا يمكنه القيام بها في عادة فتقوم بطلبها من الشركة المصنعة للبرنامج.

ملخص – برنامج نقاط البيع POS

تهانينا، أنت الآن جاهز لإتخاذ خطوات الشراء بثقة وفعلا سوف تختار شراء افضل برنامج نقاط البيع POS يناسب اعمال المحلات التجارية وخاصة البيع بالتجزئة اياً كان النشاط او المنتجات التى تبيعها.

نأمل حقًا أن تكون قد وجدت الكثير من القيمة في هذا الدليل.