بصفتك صاحب عمل ، قد لا تكون محبًا لمجال المحاسبة ، قد تكون مملة ومرهقة في كثير من الاحيان. وهنا يأتي دور برامج المحاسبة لتخفيف عبء المحاسبة عنك وجعل تعاملاتك أسهل.
هناك نوعين من برامج المحاسبة online و Offline يعمل برنامج المحاسبة Offline دون الحاجة الى الاتصال بالإنترنت اما برنامج المحاسبة online فلا يمكنك العمل من خلاله الا بوجود إتصال بالانترنت.
برامج المحاسبة online و Offline جميعها تعمل على زيادة كفاءة عمل الشركات \ المحلات التجارية من خلال إدارة الشؤون المالية بشكل كامل وفعال. أيضًا تُمكنك من الإحتفاظ بسجل كامل لجميع العمليات والحركة التى تمت.
إبتداء من حركة المشتريات وإنتهاء بإصدار تقرير بالحركة التجارية للاصناف. يمكنك الإطلاع على جميع الحسابات، مثل حسابات العملاء والموردين ، الضرائب المستحقة للدولة وحساب رواتب الموظفين والفواتير .. وغيرها الكثير.
الآن بعد أن عرفنا أهمية برامج المحاسبة في الشركات \ المحلات التجارية ، دعونا نناقش ما يفعله برنامج المحاسبة بالضبط.
فوائد وجود برنامج محاسبة
قد لا تدرك الشركات الناشئة الجديدة أو الشركات الصغيرة جدًا ذلك ، لكن برامج المحاسبة هي واحدة من أكثر البرامج التى تؤدي الى نجاح أي عمل تجاري. حيث تقوم بالاتي:
أولاً ، يقوم برنامج المحاسبة بأتمتة عملية إدخال البيانات بشكل منظم مايجعل العمل أسهل مايؤدي الى تسريع عملية الأعمال بأكملها.
ثانياً ، إدارة جميع معاملاتك المالية مثل التدفق النقدي والأرباح والخسائر والمبلغ المستحق والائتمان والمزيد. باختصار ، يساعدك على إدارة الحسابات بشكل كامل.
ثالثاً ، يوفر كمية كبيرة من البيانات ويحفظها بطريقة أمنة دون تدخل بشري ، ويزويدك برؤية واضحة حول الوضع المالي لمؤسسة بنفس الوقت.
رابعا ، تأتي برامج المحاسبة المشهورة أيضًا بميزات مفيدة إضافية مثل الفواتير وإدارة المخزون وكشوف المرتبات والمدفوعات عبر الإنترنت والخدمات المصرفية المتكاملة وما إلى ذلك.
الآن السؤال المهم هنا هو ما هو الفرق بين برامج المحاسبة online و Offline ؟ هذا ما سوف نوضحه بالتفصيل ادناه.
برنامج المحاسبة Offline
كما يوحي الاسم ، فإن برنامج المحاسبة Offline او الغير متصل بالانترنت هو برنامج محاسبي مكتبي يمكنك الوصول إليه وتشغيله بدون الحاجة لإتصال بالإنترنت.
لكي تستطيع العمل على برنامج المحاسبة “Offline” غير متصل بالإنترنت ، لا تحتاج إلى وصول مستمر والإتصال بشبكة الانترنت. يمكن تثبيت برامج المحاسبة Offline محليًا. فيتم تنزيله على جهاز كمبيوتر واستخدامه كأي برنامج آخر.
ما هي مزايا برامج المحاسبة Offline ؟
- تمتع بتحكم أفضل في بياناتك المالية بمساعدة الخوادم ذاتية الاستضافة.
- يمكن الوصول إلى البرنامج بشكل كامل والاستفادة من جميع الميزات حتى إذا لم تكن متصلاً بالإنترنت.
- يمكنك إرسال الفواتير أو العروض إلى العملاء من خلال إعداد ميزات البريد الإلكتروني أو الرسائل القصيرة.
ما هي عيوب برامج المحاسبة Offline ؟
- لا يحتوي برنامج المحاسبة الغير متصل بالإنترنت “Offline” ، على نسخ إحتياطي تلقائي فسيتعين عليك القيام بذلك يدويًا. هناك بعض البرامج المحاسبية تدعم خاصية عمل نسخة احتياطية من البيانات على الجهاز.
- يحفظ بياناتك محليًا على جهاز الكمبيوتر المتواجد فيه النظام ، وبالتالي ، ستحتاج إلى مساحة تحزين كبيرة.
- يمكن الوصول إلى البرنامج فقط من خلال الجهاز الذي تم تثبيت البرنامج عليه. وبالتالي ، لن يتمكن الأشخاص الآخرون على الأجهزة الأخرى من استخدامه.
- نظرًا لأنه غير متصل بالإنترنت ، فسيتعين عليك تحديث البرنامج يدويًا. وسيتعين على ذلك رسوم صيانة دورية.
برنامج المحاسبة عبر الإنترنت
مرة أخرى ، كما يوحي الاسم ، يحتاج برنامج المحاسبة عبر الإنترنت “Online” إلى اتصال دائم بالإنترنت للوصول إلى البرنامج.
ومع ذلك ، فهو يدعم بشكل افضل الأتمتة ويسمح لك بالوصول إلى عملك في أي وقت وفي أي مكان ومن أي جهاز. كل ما ستحتاج اليه هو تسجيل الدخول وكلمة المرور باستخدام بيانات التسجيل التى ستعطيك ايها الشركة المحاسبية.
الفرق بين المحاسبة السحابية والمحاسبة التقليدية | دليل شامل
تكاليف المحاسبة التقليدية والسحابية.
إمكانية الوصول الى البرنامج.
أمن البيانات وقابلية التوسع.
نظرًا لأن برنامج المحاسبة عبر الإنترنت “Online” تقوم بتخزين البيانات تلقائيًا على السحابة ، ذلك يُمكن المستخدمين من الوصول إلى البيانات من أي مكان في الوقت الفعلي في حال كنت متصلاً بشبكة إنترنت مستقرة.
ما هي مزايا برنامج المحاسبة Online ؟
- يتم تشفير البيانات تلقائيًا وبالتالي لا يتطلب الأمر أي تدخل يدوي مما يقلل بدوره من فرص حدوث أخطاء بشرية.
- يمكنك بسهولة ربط الحسابات المصرفية لإجراء المعاملات عبر الإنترنت.
- تعد مشاركة البيانات بين الأشخاص المصرح لهم أمرًا سهلاً عبر السحابة.
- يمكن دمجه بسهولة مع تطبيقات الأجهزة المحمولة والبرامج المستندة إلى السحابة.
- يتم تحديث البرنامج تلقائيًا عندما تدفع اشتراكًا شهريًا أو سنويًا.
ما هي عيوب برامج المحاسبة Online ؟
يجب أن يكون لديك اتصال دائم بالإنترنت للوصول إلى البرنامج. إذا لم يكن لديك اتصال بالإنترنت ، فلا يمكنك فعل الكثير على البرنامج.
مقارنة بين برامج المحاسبة online و Offline
| المقارنة | برامج المحاسبة Online | برنامج محاسبة Offline |
|---|---|---|
| الدخول الى البيانات | الوصول في أي وقت وفي أي مكان | يقتصر على نظام واحد |
| أمن البيانات | يتم تشفير البيانات من طرف إلى طرف | مزيد من الأمان ضد سرقة البيانات |
| نسخ إحتياطي للبيانات | تلقائي | يدوي |
| تحديث النظام | يتم التحديث تلقائيًا | يتم يدويًا |
| برنامج | يدعم العديد من المنصات والأجهزة | يتشغل فقط على النظام المثبت |
| تخزين | يتم تخزين البيانات على السحابة | يتم تخزين البيانات على قرص صلب |
| تكلفة البنية التحتية | لا توجد تكلفة تركيب نظام محلي | تكلفة عالية لشراء أجهزة كمبيوتر |
| متطلبات الإنترنت | مطلوب اتصال مستمر | الإنترنت غير مطلوب |
| وصول المستخدم | يمكن مشاركتها بين العديد من الإدارات والأشخاص | يمكن لمستخدم واحد فقط الوصول |
| بيانات حقيقية | متاح بسهولة على الإنترنت | فقط إذا كان المستخدم متصلاً بشبكة LAN |
| تكلفة البرمجيات | باقات اشتراك “شهرية ، سنوية” | دفع مقسط لمرة واحدة او سنويًا |
ايهما افضل، برامج المحاسبة online أو Offline ؟
الآن بعد مناقشة جميع مزايا وعيوب كل من برامج المحاسبة online و Offline ، فإن السؤال هنا من الافضل وايهما ستختار
تعتمد الإجابة على هذا إلى حد كبير على احتياجات وحجم عملك. فإذا كنت صاحب شركة ناشئة أو شركة صغيرة او لديك اكثر من فرع وتريد ادارتهم من نفس البرنامج ، ولا تريد زيادة التكاليف فيمكنك البدء ببرنامج محاسبة عبر الإنترنت.
لأنه ببساطة لا يتطلب اي بنية تحتية مثل “شراء اجهزة كمبيوتر” ذو كفاءة عالية ، كلماستحتاج له هو اتصال مستقر بالانترنت.
على العكس من ذلك ، تحتاج المؤسسات الكبيرة إلى التعامل مع البيانات الضخمة. من أجل أمان البيانات وسهولة استخدامها ، يفضلون استخدام البرامج Offline الغير متصلة بالإنترنت.
على الرغم من أن برامج المحاسبة المتصلة بالإنترنت آمنة ، إلا أن البرامج الغير متصلة بالإنترنت هي الحل في بعض الأحيان. يعد البرنامج Offline الغير متصل بالإنترنت جيدًا في حالة العمل في موقع يواجه مشكلات متكررة في الشبكة.
يمكنك اختيار برنامج محاسبة الغير متصل بالإنترنت وربطه ببرنامج نقاط البيع لفواتير المبيعات في محلات البيع بالتجزئة.
أمثلة لبرامج المحاسبة online و Offline
فيما يلي قائمة ببعض البرامج التي تعمل بشكل أفضل للشركات الصغيرة والمتوسطة في السعودية ، وخاصة في قطاع البيع بالتجزئة.
برنامج المحاسب سوفت ERP
مع خبرة في هذا المجال لأكثر من 10 سنوات ، يُعد برنامج المحاسب ERP هي الأفضل. والخيار الاول لأصحاب محلات التبيع بالتجزئة في السعودية.
يُمكنك من إدارة جميع الفواتير والمخزون والمحاسبة والمدفوعات والتسليم والمرتجعات ….وما إلى ذلك بكفاءة في برنامج واحد. أيضاً يدعم الفاتورة الإلكترونية وفاتورة القيمة المضافة 15 % مباشرة من البرنامج.
برنامج المحاسب سوفت اولتك
إنه برنامج محاسبة ومخزون فقط. يمكنك إدارة كل ما يخص المحاسبة ومسك الدفاتر إضافة الى إدارة المخزون ، لكن لايمكن ربط البرنامج مع برامج اخرى مثل برنامج نقاط البيع ، الموارد البشرية. يمتلك مميزات جيدة ، مع دعمة لفواتير القيمة المضافة والفواتير الالكترونية.
برنامج المحاسب سوفت ويب
هو النسخة الإلكترونية من برنامج المحاسب سوفت ERP. يأتي مع جميع الميزات من الفواتير إلى التسليم ولكن بلمسة حديثة. ويمكنك الوصول إليه بسهولة من أي جهاز.
إنه برنامج جاهز يتيح لك إرسال الفواتير وإنشاء التقارير وتتبع المخزون وتسوية المعاملات المصرفية.
ملخص | برامج المحاسبة online و Offline
يمكن أن يكون اختيار برنامج محاسبة هو قرار صعب. وستجد الكثير من الخيارات. لكن القاعدة الثابته أن برنامج المحاسبة المناسب سوف يخفف اعمالك ويساعدك على إتخاذ جميع قراراتك المستقبلية والمعقدة سابقاً بسهولة.
إقرأ ايضاً : الفرق بين السحابة وبرامج المحاسبة التقليدية
يمكن استخدام برامج المحاسبة (Offline) غير المتصلة بالإنترنت بسهولة في مكان تكون فيه الشبكة ضعيفة ، وبالمثل يمكن استخدام برامج المحاسبة (Online) المتصلة بالإنترنت في مكان تكون فيه الشبكة ثابتة وقوية.
يتم تشفير البيانات تلقائيًا في برامج المحاسبة عبر الإنترنت ، من ناحية أخرى ، لا يمكن تحقيق نفس الشيء في برامج المحاسبة غير المتصلة بالإنترنت.