أهمية البرامج المحاسبية في إدارة الشركات لها دور كبير وتظهر اهميتها عندما تقوم بتنظيم الموارد المالية للشركة. فيمكن أن يؤدي سوء الإدارة المالية ونقص الأموال إلى خلق عقبات وفوضي في بيئة العمل.
بالتالي، فإن تتبع تدفق الأموال ومراقبته أمرًا ضروريًا للشركات بشكل عام وتظهر هنا اهمية البرامج المحاسبية بشكل كبير.
ففي وقت سابق، أعتادت الشركات أداء المهام المحاسبية وإدارة الاموال بشكل يدوي من خلال جداول البيانات “EXcel” او استخدام المحاسبة اليدوية في عملية تدوين الحسابات والاعمال المالية.
لكن في عصرنا الحالي، فقد اصبح الامر مختلف فمع التطور الحاصل في التقنية، زادت الحاجة الى استخدام البرامج المحاسبية، وفي نفس الوقت اصبحت بديلة وحل قائم تساعد الشركات في تطبيق جميع قواعد المحاسبة بكل سهولة ويسر.
فبعد ان نعرف أهمية البرامج المحاسبية وفائدتها للشركات يجب ان تكون الشركة حذرة عند اختيار برنامج محاسبى يناسب طبيعة عملها.
تعريف البرامج المحاسبية
برامج المحاسبة هى برامج تطبيقية تسجل المعاملات المحاسبية وتعالجها. حيث تعمل برامج المحاسبة كنظام معلومات محاسبية.
او يمكن تعريف برنامج المحاسبة بأنه نوع من البرامج التي يستخدمها محترفوا المحاسبة أو أصحاب الأعمال لمعالجة المعاملات المحاسبية وإدارة الحسابات.
قد يتم تطوير هذه الأنظمة من قبل الشركة التي تستخدمه، وفي بعض الأحيان يمكن شراؤه من طرف ثالث “شركات برمجية”، بحيث تحتوي على تعديلات معينة لتناسب عمل الشركات بمختلف انشطتها.
فوائد برامج المحاسبة
هناك العديد من الفوائد التى ستجنيها عند استخدام برامج المحاسبة الإلكترونية سوى السحابية او المكتبية ومن أهم مميزات برنامج حسابات بالشكل العام التى سنقوم بذكرها مايلي:
1- توفير الوقت والجهد
بالنسبة للشركات (الوقت هو المال)، فتتمثل أهمية برامج المحاسبة للشركات في انها تساعد الشركة على أتمتة العمليات بشكل كامل لتسجيل الإدخالات المالية وإنشاء التقارير وفقًا لقواعد المحاسبة.
سيوفر لك ساعات من العمل في التعامل مع دفاتر الحسابات. على سبيل المثال، لا تحتاج إلى مراجعة كل معاملة يدويًا ويمكنك حتى تنزيل ملف CSV للحصول على تقرير جماعي.
2- سهل الإستخدام
يبدو أن استخدام برنامج جديد في بعض الأحيان مهمة شاقة حيث ستحتاج إلى بعض الوقت الإضافي لتعلم جميع الميزات. ولكن عند استخدام برنامج محاسبة رائد وموثوق به، يتم حل هذه المشكلة.
ستحتوي النظام المحاسبي على واجهة سهلة الاستخدام وستقلل من جهودك في الاحتفاظ بدفاترك المالية.
بالإضافة الى ذلك، ستحصل على دعم العملاء الذي سيوفر لك المساعدة على الفور. ارشح لك (برنامج محاسب سوفت).
3- الحصول على رؤى واضحة
هل ترغب في تتبع المعاملات والحصول على نظرة ثاقبة لكل قسم أو فرع من فروع الشركة؟
يمكن أن يكون برنامج المحاسبة مفيدًا، فستكون قادرًا على تتبع المعاملات من مختلف الموارد وتثبيت تلك التي لها نفس المصدر. بهذه الطريقة، ستكون قادرًا على اتخاذ القرار لتخطيط الإستراتيجية مسبقًا.
4- جميع العمليات مركزية
هناك الكثير من العمليات التي يتم إجراؤها في الأعمال التجارية، مثل إدارة المخزون، وحساب كشوف المرتبات، وإعداد البيان الضريبي، وما إلى ذلك.
إذا كنت تستثمر في أفضل برنامج محاسبي كالمحاسب سوفت، فيمكنك الحصول على فرصة للتحكم في كل العمليات مركزية على نظام رئيسي واحد.
برنامج المحاسب سوفت سيقوم بتوفير وقتك وجهدك فهو أفضل البرامج المحاسبية للشركات حاليا في السوق السعودي. إضافة الى أنه طريقة إدارة االبرنامج تصبح اسهل بكثير.
5- مزامنة البيانات
قد يتم تخزين بياناتك المالية على منصات مختلفة مثل البيانات النقدية في دفتر النقدية، وتفاصيل كشوف المرتبات في برنامج الموارد البشرية، والتفاصيل المصرفية مع البنك، وما إلى ذلك.
فبإستخدام برنامج المحاسب سوفت، يمكنك مزامنة البيانات من جميع المصادر إلى نظام أساسي واحد. يساعد هذا الشركات في جمع المعلومات وإنشاء تقارير موحدة لجميع الاقسام.
أهمية البرامج المحاسبية
1- تقليل فرص الخطأ
يميل البشر إلى نسيان بعض الأشياء اما اذا كانت الشركة تستخدم برنامج محاسبة مثالي، ففرص إرتكاب الأخطاء تكون قليلة جدًا.
فسيكون هناك تنبيهات وإشعارات تحذرك في حالة وجود خطأ او حقل فارغ يؤثر على العمليات.
ايضًا، فأي تغيير في السجلات سيؤدي إلى تحديث التقارير بدون بذل أي جهد. فعندما تكون الدقة هي العامل الاهم في الشركة، فإن اختيار برنامج المحاسبة هو الخيار الأفضل.
2- توليد التقارير المالية
من ضمن العوامل التى اظهرت أهمية برامج المحاسبة و طريقة إدارتها للتقارير المالية ومساعدتها في اتخاذ القرارات المصيرية داخل الشركة، فعملية إنشاء مثل هذا التقارير الهامة تتم بنقرة واحدة.
فبإمكان الشركة الحصول على بيان الربح والخسارة، وبيان التدفق النقدي، والميزانية العمومية، وما إلى ذلك، دون بذل أي جهد.
ايضًا يمكنك اضافة فلاتر الى التقارير وتصفية المعلومات من اجل انشاء تقارير مالية بالبيانات والاعمدة التى تريدها فقط وفقًا لمتطلباتك.
3- التعامل مع كشوف المرتبات
في العادة، تتخذ اغلب الشركات طريقة في حساب الرواتب الخاصة بها، واغلبها تطلب برنامج خاص بإدارة الموارد البشرية وربطها بنظام البصمة.
برنامج شؤون الموظفين جيد جدًا في حساب كشوفات الرواتب الخاصة بكل موظف، مع وجود الكثير من الإمكانيات والتخيص المعقد الخاص بقسم الموارد البشرية. (سنعرف اكثر عن ما يمكننا القيام به عن طريق المحاسب HR).
هنا تظهر أهمية البرامج المحاسبية كالمحاسب سوفت التى تمكننا من تطبيق جزء صغير وإدارة كشوف مرتبات الموظفين دون الحاجة الى استخدام برنامج الموارد البشرية بشكل مؤقت.
إضافة الى ذلك، يمكنك حساب المدفوعات للموظفين تحت حسابات مختلفة مثل البدلات، التأمين، السلف، المصروفات والضرائب … إلخ.
4- إدارة المخازن
تمكنك اغلب البرامج المحاسبية من ضبط المخازن وإدارتها بشكل جيد، حيث يتم دمج برنامج الحسابات مع برنامج المخزون في نظام واحد (برنامج محاسبة ومخزون) بدون شراء برنامج أخر.
سيتضمن لك افضل برنامج مخازن حساب المنتجات الموجودة والناقصة في المخزون وحساب العجز والفائض ومعرفة المنتجات التي تحتاج إلى إعادة طلب.
وغيرها من مميزات برامج محاسبة الشركات الصغيرة والمتوسطة التى سنستعرضها هنا بشكل مفصل.
5- مراقبة في الوقت الحقيقي
عند استخدام طريقة المحاسبة اليدوية التى تتمثل في:
- الاحتفاظ بدفاتر الحسابات.
- يحتاج المرء إلى إدخال التفاصيل ثم إعداد البيانات.
- ثم استخدام كشف الحساب يتم تدونه بكل يدوي
تمكنك البرامج المحاسبية في حفظ جهودك من خلال إعداد البيانات ومراقبة التدفق النقدي باستمرار. بهذه الطريقة، ستتمكن من التنبؤ بالمشاكل القادمة وحلها مسبقًا.
6- الإقرار الضريبي
يعد الإقرار الضريبي أحد أهم الأنشطة لتشغيل الأعمال بشكل قانوني في الدولة. فنظام الضرائب معقد، ويتعين على الناس قضاء ساعات طويلة في إعداد بيان وحساب الاقرارات الضريبية.
أهمية البرامج المحاسبية تبرز هنا في أنها تساعد في حساب الإقرارات الضريبية، وتقوم بإنشاء التقارير المفصلة ببضع نقرات.
7- فواتير القيمة المضافة و الإلكترونية
يحتاج كل عمل تجاري إلى إنشاء فواتير بطريقة ألية وطبعها للعملاء. في الفترة الاخيرة طالبة الجهات المختصة السعودية بتطبيق (برنامج الفاتورة الالكترونية QR) على الشركات والمحلات التجارية.
البرامج المحاسبية التى قامت بتطبيق القرار ستساعد الشركات بشكل كبير في تقديم الإقرارات الضريبية الخاصة (بفاتورة القيمة المضافة 15%) للسلع والخدمات الى الجهات المعنية.
مميزات وعيوب برامج المحاسبة
مزايا برامج المحاسبة
تبرز أهمية البرامج المحاسبية واختيار البرنامج المحاسبي المناسب ما يلي:-
- الربط بين العمليات في كافة أقسام الشركة
- توفير الأمان والحماية للبيانات.
- عدم فقدان البيانات القديمة.
- إدارة دقيقة لمعاملاتك المالية.
- التحديثات الدورية للبرنامج.
- إصدار كافة التقارير المطلوبة بشكل أسرع.
عيوب برامج المحاسبة
من ابرز التحديات التى قد تواجهها عند اختيار البرنامج المحاسبي الغير مناسب ما يلي:-
- عدم اصدار تحديثات دورية لمواكبة حجم العمل.
- عدم وجود نسخ احتياطية للبيانات.
- عدم القدرة على الربط بين العمليات التي تتم داخل الشركة.
- عدم توفر إجراءات الأمان لحماية بيانات الشركة
- افتقاره للمرونة والسهولة ليناسب العديد من مجالات العمل
أسعار برامج المحاسبة
عندما يتعلق الأمر بأسعار برامج المحاسبة، فإن السعر هو أحد أهم العوامل التى تساعدك على اختيار الافضل لشركتك.
فاسعار البرامج المحاسبية تختلف من شركة الى اخرى فبعض شركات المحاسبة تقوم بعرض الاسعار على موقعها الالكتروني، والبعض الآخر يفضل تقديم عروض أسعار مخصصة فكل شركة لها متطلبات خاصة بها.
لكن بشكل عام، نحن نقدم برامج محاسبية يمكن أن تكلف الشركة من 1000 الى 2500 ريال سعودي سنويًا لكل مستخدم لبرامج المحاسبة السحابية، اما البرامج المحلية ذا الترخيص لمرة واحدة تبدأ من 2000 الى 6000 ريال سعودي.
المحاسب سوفت الخيار الشامل
تم تخطيط هذا برامج المحاسب سوفت وفقًا للمتطلبات المحاسبية الخاصة بالمملكة العربية السعودية ودول الخليج العربي بما تلبي الاحتياجات المفروضة من قبل الجهات الرسمية.
برنامج المحاسب سوفت هو برنامج محاسبة يوفر خيارين شاملين لجميع المتطلبات الخاصة بالشركات والمحلات التجارية
- الخيار الاول: برنامج محاسبة سحابي قائم على الويب والاتصال بالانترنت.
- الخيار الثانى: برنامج محاسبة ERP مكتبي لايعتمد على وجود انترنت لتشغيله.
استخدام برنامج المحاسب سوفت السحابي المعتمد على تقنية السحابة، يمكنك الوصول إلى المعلومة من أي مكان والتعاون مع أشخاص آخرين في الفريق.
جميع برامج المحاسب سوفت يمكنها مساعدة الشركات والمحلات التجارية في إدارة جميع العمليات وإعداد البيانات المطلوبة مع تطبيق الفواتير الالكترونية السعودية وربطها مع الزكاة والدخل.