كيفية اختيار برنامج محاسبة سحابي مناسب لعملك

من المنطقي أن تقوم بتتبع أمورك المالية الواردة والصادرة فهذا جزء مهم للحفاظ على سير أعمالك، وأيضًا لضمان نمو عملك وازدهاره. لهذا انت بحاجة الى اختيار برنامج محاسبة سحابي يكون مناسب لعملك.

اختيار برنامج محاسبة سحابي معناه أنا البيانات ستكون محدثة دائما وفي نفس الوقت، وأيضًا يمكنك الوصول اليها وتصفحها من اي جهاز رقمي كان ومن اي مكان.

ما يعني أنه سيتعين عليك ترقية برامج المحاسبة ذات التخزين المحلى الى برامج المحاسبة الحديثة المعتمدة كلاً على التخزين فى السحابة الالكترونية.

توفر برامج المحاسبية بشكل عام العديد من الحلول المحاسبية المباشرة المتاحة التي يمكنها أن تلبي وتسهل من عمل المحاسبة بشكل كبير .

تقرأ ايضا: افضل برنامج محاسبة للشركات التجارية

كيف يعمل برنامج المحاسبة عبر الإنترنت؟

كون البرنامج الذي تعمل عليه قائمًا على السحابة فهذا يعني أن برنامج المحاسبة الخاص بك متاح على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، ومن الممكن الدخول والعمل عليه وإستعراض البيانات والتقارير من أي مكان بشرط تواجد اتصال بالإنترنت.

يمكن أيضاً ربط نظام المحاسبة عبر الإنترنت الخاص بك مع الحسابات المصرفية لمزامنة حساباتك وجعلها محدثة ودقيقة، مما يجعل التسوية سهلة للغاية.

ايضاً تكون بياناتك أمنه بشكل كبير حيث يتم نسخها احتياطيًا خارج الموقع، لذا فهي أكثر أماناً من تخزينها على محركات الاقراص الثابتة فى اجهزة الكمبيوتر.

مزايا اختيار برنامج محاسبة سحابي

هناك العديد من المزايا التى ستفيدك عند اختيار برنامج محاسبة سحابي يناسب عملك سوى في قطاع الشركات او المحلات التجارية :

• بيانات حقيقية في نفس الوقت.
• يقلل من إدخال البيانات ومعالجتها.
• واجهات سهلة الاستخدام وملخصة ولا توجد مصطلحات محاسبية يصعب فهمها.
• تحديد الاتجاهات والفرص ونقاط الضعف بسهولة من خلال التقارير والتحليلات.
• لا حاجة لتحديثات البرامج ، ستستخدم دائمًا أحدث إصدار.
• سهولة التعاون بين صاحب العمل، والمحاسب وأي من موظفي الحسابات الآخرين.
• تكاليف تركيب النظام منخفضة ولا تحتاج الى اجهزة ذات مواصفات عالية.

بالطبع، لا يتم إنشاء جميع البرامج المحاسبية على افضل المستويات المتوقعه، لأن الامر يتعلق بإيجاد الأنظمة والأدوات المناسبة التي ستخدمك.

فيما يلي بعض النقاط التي يجب مراعاتها عند اختيار برنامج محاسبة سحابي مناسب لعملك وسنقوم بالتركيز على اهم النقاط.

الفرق بين برنامج المحاسبة المكتبي والكلاود

ما يجب عمله عند الانتقال من برامج المحاسبة المكتبية” Offline الى برامج المحاسبة السحابية “Cloud”:-

1- الوصول الى البرنامج المحاسبي

في اول الأمر ، ضع في اعتبارك تفضيلات الوصول الخاصة بك. فبرنامج سطح المكتب متواجدة على جهاز الكمبيوتر الخاصة بك فقط بينما يمكن الوصول إلى البرامج السحابية من أي مكان.

2- الاتصال عبر الانترنت

برامج المحاسبة المكتبية لاتعتمد بشكل كبير على وجود الانترنت لكن هناك حالات تكون بحاجة اليها كـ (تحديث بيانات النقطة وجلب البيانات الى الرئيسي) كما انه يمكن الاستغناء عنها في حالة وجود شبكة داخلية.

اما برامج المحاسبة السحابية Cloud فوجود الانترنت امر مهم فمن اجل استخدام برامج محاسبة الكلاود بالشكل الأمثل.

3- الرسوم والاشتراك

عادةً ما يكون لبرامج المحاسبة السحابية رسوم شهرية تدفع بشكل مستمر (تكون رسوم إيجار السيرفر كحد اقصى).

اما برامج محاسبة المكتبية “OffLine” فتكون سعر الشراء محدد لها وفي العادة يتم دفع الرسوم مرة واحدة فقط.

مع ذلك، لا تنسى أنك ستحتاج إلى تحديثات مستمرة لبرامج محاسبة سطح المكتب وبإنتظام. ما سيترتب عليك دفع رسوم رمزية بعد السنة الاولى من شرائك للبرنامج (رسوم صيانه) في حالة حدوث خلل في البرنامج من سوء الاستخدام او طلب تحديث جديد للبرنامج.

بشان الصيانة في برنامج المحاسب سوفت

رسوم الصيانه لدينا ليست اجبارية انما اختيارية ولا يتم اغلاق البرنامج ابداً في حالة انتهاء عقد الصيانة. (ما نقوم بطلبه في برنامج المحاسب سوفت رسوم صيانه في حالة حدوث خلل في البرنامج من سوء الاستخدام او سقوط الجهاز وفقدان البيانات) 

4- المحاسبة عن بعد

يمكن أن يكون المحاسب او المراجع يفضل العمل عن بُعد او في حالة أراد صاحب المنشأة الاطلاع على البيانات المالية في مكان اخر غير مقر العمل برنامج المحاسبة السحابي يسهل لك جميع هذه الامور.

أيضًا باستخدام برامج الحوسبة السحابية، يُمكنك ببساطة منح مدير الحسابات أو المحاسب صلاحيات الوصول إلى اقسام معينة من البرنامج حتى يتمكنوا من تسجيل الدخول والقيام بعملهم وانت في منزلك.

عوامل اختيار برنامج محاسبة كلاود

هناك العديد من المزايا والعوامل التى تجعل برنامج المحاسبة السحابي هو خيار افضل فهو:

– قابل للتوسع

يحتوي افضل برنامج محاسبة سحابي مثل (المحاسب سوفت ويب، او المحاسب سوفت ترو) على حزم مختلفة لتناسب عمل المحلات والشركات الصغيرة وتتدرج في عملها الى الشركات الكبيرة فالبرنامج مرن وقابل للتوسع الى أبعد الحددود.

بالتالي يمكنك ان تطمئن لاننا سنعطيك افضل برنامج محاسبة سحابي ينمو مع نمو عملك التجاري و الخدمي.

– يدعم التكامل مع البرامج الأخرى

خلاصة القول، وظائف عملك هي المفتاح، لذا فهذه مهمة كبيرة. يُكمن جمال الحوسبة السحابية أنها تُمكنك من تخصيص نظام مبسط يناسب وظائف وعمليات شركتك من خلال التكامل مع البرامج الأخرى.

تأكد من التحقق من أنك ستكون قادرًا على دمج برامج المحاسبة الخاصة بك مع أنظمة الطرف الثالث الأخرى، أو البرامج الأخرى التي قد تحتاجها، مثل إدارة المخزون و برنامج نقاط البيع POS وأنظمة الموارد البشرية وإدارة البصمة وما إلى ذلك.

– سهل الإستخدام

يعد التصميم جزءًا مهمًا من أي حل كان، وبالرغم من أن برامج المحاسبة لا تمتلك تصاميم مثيرة، الأنه من المهم أن يكون تصميم برنامج المحاسبة الذي ستختاره باهتًا.

وايضًا يجب أن يكون النظام المصمم جيدًا ممتعًا وقبل كل شيء سهل الاستخدام.

– خدمات الدعم الفنى

عند اختيار برنامج محاسبة سحابي او غيره يجب ان تتاكد ما إذا كان هناك فريق دعم فني للشركة وما مدى سرعة الاستجابة الفريق في حالة حدوث خلل في البرنامج وقت العمل.

أيضاً تاكد من اوقات دوامهم وهل يمكنك الاتصال بالدعم الفني في اي وقت ام لا.

ما نقدمه نحن في برنامج المحاسب سوفت دعم فنى متكامل، يتمثل هذا الدعم إما بالنزول الميداني في اوقات دوام الشركة او بخدمة الدعم الفنى عن بعد (على مدار 24 ساعة).

هل اختيار برنامج محاسبة سحابي مهم لعملك؟

للاجابة على هذا السؤال يجب ان يكون لديك علم مسبق بمزايا واهمية اختيار برنامج محاسبة سحابي وهو ماقمنا بتوضيحه اعلاه.

لكن هناك عدة عوامل اخرى غير ما قمنا بسردها سابقًا مثل ان برامج المحاسبة السحابية اسرع من ناحية معالجة البيانات وتشاركها مع الفريق.

أيضًا برنامج المحاسبة السحابي مناسب اذا كان لديك اكثر من فرع وتريد ربطهم وادارتهم جمعيًا من خلال نظام محاسبي موحد.

تقراء ايضا : اهم مزايا برنامج المحاسبة التى يجب عليك معرفتها 2023

هناك الكثير من الاسباب التى تجعل اختيار برنامج محاسبة سحابي بالامر الافضل لك ولعملك التجاري سوى كنت فردًا او حتى شركة كبيرة.