كل شركة من شركات البرامج المحاسبية تتميز بإمتلاك برنامج محاسبة له العديد من المميزات الذي يتميز بها عن برامج الشركات المنافسة. هنا سنقوم باستعراض اهم مميزات برنامج المحاسبة الاساسية.
فعندما يكون لديك فهم كامل باهم مزايا برنامج المحاسبة الأساسية فهذا يجنبك من دفع رسوم اضافية لشراء برنامج محاسبة لديه الكثير من المزايا التى لا تُضيف لبرنامج المحاسبة اي قيمة.
اعتمادك على الإختيار بهذا المبدأ سيُجنبك الخسارة في عملك الجديد او القائم حاليًا. ولن تضطر الى التنقل الدائم بين الانظمة المحاسبية.
محتويات المقال
مفهوم برنامج المحاسبة
برنامج المحاسبة هو نظام كمبيوتر مصمم خصيصًا لتسهيل العمليات المحاسبية والسيطرة على تعاملات الإدارة المالية.
برنامج المحاسبة يقوم بتوجيه الكمبيوتر بأداء جميع الأعمال المحاسبية والإدارية وتنظيم البيانات المخزنة واستخراج التقارير ذات الصلة.
على سبيل المثال، تختص برامج المحاسبة على معالجة البيانات المدخلة الأساسية من (فواتير ، سندات).
إذ تُعتبر هذه العمليات اساسية ليقوم برنامج المحاسبة بأداء المعالجة المحاسبية المتوقعة منه.
يمكن قراءة المزيد حول : افضل برنامج محاسبة للشركات التجارية لعام 2023
وظائف برنامج المحاسبة
برامج المحاسبة عادة لها وظائف رئيسية تتلخص في:
- توفير مدخلات البيانات مباشرة للمحاسبة والإدارة المالية.
- توليد البيانات المحاسبية مثل المستندات ودفاتر الحسابات والتقارير.
- تحويل وإخراج وتحليل واستخدام البيانات المحاسبية.
مميزات برنامج المحاسبة
تتضمن خصائص و مزايا برنامج المحاسبة في تقديم الوحدات الوظيفية لإتمام عمل البرنامج المحاسبي والتى تتكون من الأجزاء التالية:-
1. معالجة المحاسبة
تستخدم وحدة المعالجة المحاسبية بشكل أساسي مستندات المحاسبة مثل البيانات الأصلية، والسجلات، والتصنيف، والحساب، والعمليات.
تلخيص المحتويات الواردة في مستندات المحاسبة وفقًا لموضوعات المحاسبة ومخرجات دفتر الأستاذ العام، وكشف الحساب التفصيلي والكشوفات والتقارير المساعدة الأخرى.
تتضمن وحدة المعالجة المحاسبية في برنامج المحاسبة بشكل أساسي على:
- المحاسبة الأولية (إنشاء الحساب).
- معالجة المستندات (الإدخال، المراجعة، الملخص).
- التحقيق.
- المصالحة.
المحاسبة الأولية
هي عملية تخصيص نظام المحاسبة وشكل المستندات المحاسبية ونظام دفتر الحسابات وفقًا لمتطلبات البرنامج واحتياجات الإدارة الداخلية.
هذا يعادل إنشاء نظام محاسبة جديد في حالة يدوية، وهي عملية استخدام جهاز كمبيوتر لإنشاء حساب.
معالجة المستندات
يتمثل الاستعلام في تعيين علامة شرط الاستعلام، للاستعلام بشكل مرن وسريع عن مستندات المحاسبة لفترة محاسبية معينة، وكذلك المحتوى ذي الصلة لدفتر الأستاذ الفرعي ودفتر الأستاذ العام.
يوجد جزء من وظيفة التسوية يتم فحصه وفحصه تلقائيًا بواسطة البرنامج أثناء تصميم برنامج المحاسبة.
مثال على ذلك، فحص الحسابات بين دفتر الأستاذ العام ودفتر الأستاذ الفرعي. تشمل إدخال المستند والتعديل والمراجعة والملخص والطباعة.
التحقق
يتم توفير الجزء الآخر للمستخدم للتحقق، مثل التحقق من كشف الحساب المصرفي، والتحقق من الحساب الجاري، والتحقق من الحسابات المساعدة الأخرى، وما إلى ذلك.
يمكن تقديم المعلومات ذات الصلة مثل جداول التسوية، وظيفة الخروج تقف مكتملة من قبل البرنامج.
أيضًا، وفقًا لأحكام نظام المحاسبة الوطني، يتم إجراء الحساب والتلخيص وفقًا لتصنيف الموضوعات المحاسبية، ويتم تسوية مبلغ القرض والرصيد، وتنتهي المحاسبة الجارية، وتبدأ الدورة المحاسبية التالية.
المصالحة
يتضمن السحب أيضًا ترحيل المعلومات المحاسبية عبر السنوات والمحتوى الخاص الذي يبدأ سنة مالية جديدة.
تتمثل وظيفة النسخة المطبوعة في طباعة إيصالات المحاسبة ودفاتر الحسابات والمعلومات المحاسبية الأخرى للمستخدمين لاستخدامها وأرشفتها.
2- معالجة التقارير
تقوم وحدة معالجة التقارير بإعداد التقارير المحاسبية وفقًا لبيانات المحاسبة وفقًا لنظام المحاسبة الوطني الموحد وتوفر التقارير المالية لمدراء الشركات والإدارات الحكومية.
يمكن تقسيم البيانات المحاسبية إلى بيانات فردية وبيانات موجزة وبيانات موحدة وفقًا لنطاق تجميعها. وتتضمن وحدة معالجة التقرير:-
- تعريف التقرير.
- حساب التقرير.
- ملخص التقرير.
- الاستعلام عن التقرير.
- تقرير الإخراج.
تعريف البيان هو العمل المنجز لإنشاء نظام جديد لإعداد التقارير يعتمد على برامج المحاسبة. يتضمن بشكل أساسي على:
- تحديد اسم التقرير ، تحديد مصدر بيانات محتوى التقرير وتحديد النموذج والتحقق منه.
- تحديد علاقة الربط بين التقرير العناصر، والتحقق من الصيغة والنطاق الملخص لتقرير الملخص وما إلى ذلك.
بعد تحديد التقرير، يمكن أن يوجد تقرير المحاسبة المطلوب محسوبًا أو موجزًا وفقًا للوائح. بعد التحقق، يمكن طباعة التقرير المحاسبي ونسخه والاستعلام عنه.
3. محاسبة الأصول الثابتة
تستخدم وحدة محاسبة الأصول الثابتة بشكل أساسي في المحاسبة التفصيلية وإدارة الأصول الثابتة. وهى من اهم مميزات برنامج المحاسبة التى يقدمها وتتضمن وحدة محاسبة الأصول الثابتة:
- إنشاء بطاقة الأصول الثابتة.
- إنشاء دفتر حساب الأصول الثابتة.
- إدخال التغييرات في الأصول الثابتة.
- سحب استهلاك الأصول الثابتة.
- حساب موجز.
تعتمد هذه الوحدة بشكل أساسي على أحكام النظام المالي لإنشاء بطاقة الأصول الثابتة، وتحديد معامل وطريقة اهلاك الأصول الثابتة، وإدخال زيادة أو نقصان الأصول الثابتة، وتلخيص وحساب القيمة الأصلية، والإهلاك المتراكم و صافي قيمة الأصول الثابتة.
قم بإعداد إدخالات التحويل تلقائيًا وفقًا للتصميم المسبق، واستكمل سجلات النقل، واطبع دفتر الأستاذ الفرعي للأصول الثابتة وبطاقة البيانات، وعكس قيمة الأصول الثابتة بالتفصيل.
4- وحدة محاسبة الرواتب
تحسب وحدة محاسبة المرتبات رواتب الموظفين وتعالج أيضًا محاسبة الرواتب بناءً على البيانات الأصلية للراتب الفردي للموظفين.
تتضمن وحدة محاسبة الرواتب وهى أيضا من مميزات برنامج المحاسبة المهمة:
- تصميم بنود الرواتب وصيغ حساب المشروع.
- إدخال بيانات الراتب الأساسي للموظفين.
- الزيادة والنقص والتغيير والتعديل.
- ملخص الحساب.
- استعلام.
- إخراج الطباعة.
تقوم وحدة محاسبة الرواتب، أولاً بتصميم معادلة حساب المشروع و الراتب، وإدخال المبلغ الذي يجب دفعه وخصمه ودفعه من قبل الموظف وفقًا للمشروع، وحساب وتوزيع الأموال الصفرية والكاملة من مختلف الفئات وفقًا لـ متطلبات المستخدم.
يجب أن تحتوي هذه الوحدة على عناصر للراتب المحدد ذاتيًا، تحديد طريقة التصنيف، مراجعة بنود الراتب بمرونة، ضبط المعلومات الشخصية للموظفين.
تحديد معادلة حساب الراتب مثل (معادلة حساب ضريبة الدخل الشخصي) من أجل الحساب الموجز.
قم تلقائيًا بعمل إيصالات تحويل، وملء الإدخالات، وعمل توزيع للراتب، وحساب الرواتب ورسوم الضمان الإجتماعي.
5- وحدات أخرى
تشمل الوحدات الأخرى بشكل أساسي محاسبة المخزون ونظام محاسبة التكاليف ومحاسبة الذمم المدينة ومحاسبة المبيعات والتحليل المالي وما إلى ذلك.
وفقًا لخصائص الصناعة، فهناك أنظمة محاسبة لفواتير البيع بالتجزئة وأنظمة محاسبة فواتير الجملة وما إلى ذلك.
وفقًا لاحتياجات الإدارة، هناك نظام إدارة الموارد البشرية وحساب رأس المال، ونظام إدارة الأصول، ونظام ادرة المخزون، ونظام ادارة المبيعات وما إلى ذلك.
أنواع و مزايا برنامج المحاسبة
تشمل أنواع برامج المحاسبة على اكثر من تصنيف ولكل برنامج محاسبة مزايا خاصة به تختلف عن مميزات برنامج المحاسبة الاخر وتصنف هذه البرامج الى:
1- برنامج محاسبة تطبيقات
يشير الى تصنيف برنامج محاسبة التطبيقات الى برامج المحاسبة التى يتم تثبيتها من متجر جوجل او اى سوق في الجوال.
من اهم مزايا برنامج المحاسبة للتطبيقات ان هذه البرامج قابلة للتطبيق في نطاق معين ومحصور.
كما تستعمل هذه البرامج للأغراض الخاصة، كالتذكير او في حالة وجود عمل صغير ومعظم هذه التطبيقات تتكون من مدين ودائن فقط.
2- برنامج محاسبة offline
يشير برنامج محاسبة offline الى المستخدم الفردي الذى يقوم بتثبيت برنامج المحاسبة على جهاز كمبيوتر واحد أو عدة أجهزة.
ومن اهم مميزات برنامج المحاسبة “Offline” انه بإمكانك فصل كل كمبيوتر والعمل عليه بشكل مستقل، كما يتم تخزين البيانات التي تم إنشاؤها على النظام الرئيسيى فقط.
يشير مصطلح متعدد المستخدمين (شبكة) إلى تثبيت برنامج محاسبة على المضيف (خادم شبكة الكمبيوتر) لنظام متعدد المستخدمين.
يمكن تشغيل كل جهاز (فرع) في النظام في نفس الوقت، ويمكن للمحاسبين في الاقسام او الفروع المختلفة من مشاركة المعلومات المحاسبية مع الفروع والاقسام الاخرى.
3. برنامج محاسبة اون لاين
هذا النوع من البرامج كل اعتمادها على الانترنت، حيث انك لا تستطيع العمل من خلاله الا بتوفر خدمة الانترنت لديك. يسمى ايضا برنامج محاسبة كلاود لانه يعتمد في التخزين على السحابة.
تقراء ايضًا: كيفية اختيار برنامج محاسبة سحابي
من اهم مزايا برنامج المحاسبة السحابي ان التخزين يكون في سحابة اكثر وأضمن من التخزين المحلي في الكمبيوتر .
كما انك تستطيع الوصول الى بياناتك من اي جهاز واي مكان كنت فيه مع تواجد الانترنت.
الأسئلة الشائعة