عند اختيار أفضل برنامج محاسبة لعملك، فإن أولويتك القصوى هي معرفة سبب حاجتك إليه. ما هي المهام التي تحتاج إلى إكمالها؟ ما هي احتياجاتك الخاصة من حيث التقارير والتحليلات؟ ما هو حجم شركتك وحجم الأعمال التي تقوم بها؟
بمجرد معرفة سبب حاجتك إلى برنامج محاسبة، يمكنك البدء في تحديد المنتج الذي يلبي متطلباتك الأساسية والمزيد. فيما يلي بعض الأشياء التي يجب مراعاتها عند اختيار برنامج محاسبة:
- الميزات: تأكد من أن البرنامج يوفر الميزات التي تحتاجها لأعمالك. تشمل الميزات الشائعة تسجيل المعاملات، وإعداد التقارير المالية، وإدارة المخزون، وإدارة الحسابات الدائنة والمدينة.
- السعر: تختلف أسعار برامج المحاسبة اختلافًا كبيرًا. تأكد من اختيار برنامج يناسب ميزانيتك.
- السهولة في الاستخدام: يجب أن يكون برنامج المحاسبة سهل الاستخدام من قبل الأشخاص الذين لا يملكون خبرة في المحاسبة.
- إعداد الضرائب
- دعم العملاء: تأكد من أن البرنامج يوفر دعمًا عملاء جيدًا في حالة حدوث أي مشاكل.
نصائح لإختيار أفضل برنامج محاسبة
فكر في الكيفية التي تدعم بها الحزمة التي تختارها أهدافك.
ربما تريد برنامجًا يوفر الوقت أو يجعل حياتك أسهل أو يبسط العمليات. لذلك من المهم أن تفكر في الكيفية التي تدعم بها الحزمة التي تختارها أهدافك واحتياجات العمل اليومية قبل أن تتخذ قرارك النهائي.
فيما يلي خمس نقاط رئيسية يجب مراعاتها قبل اختيار أفضل برنامج محاسبة لك.
اهم 5 نصائح لاختيار أفضل برنامج محاسبي
1) البصيرة والذكاء البيانات – ما هي المعلومات الهامة التي تحتاجها؟
أصبح ذكاء الأعمال والبيانات أكثر شيوعًا في حزم البرامج الحديثة. باستخدام التكنولوجيا المناسبة ، يمكنك مراقبة مدى تقدم عملك دون القيام بأي معالجة معقدة للبيانات أو امتلاك مهارات التفوق المتقدمة.
يوفر برنامج المحاسبة الجيد الوصول إلى قوالب التقارير الجاهزة ويسمح لك بالتصميم الخاص بك بحيث يمكنك الوصول إلى بيانات الأعمال في الوقت الفعلي بنقرة زر واحدة.
يحلل البرنامج البيانات نيابة عنك ، ويمكن لزملائك إعداد تقاريرهم الخاصة التي تدعم مسؤولياتهم اليومية. تسمح لك العديد من الأنظمة أيضًا بتصدير البيانات إلى برنامج Excel.
تأكد من أن وحدة إعداد التقارير توفر معلومات مفيدة ، وأنه يمكنك تكييفها لدعم متطلباتك.
يساعدك برنامج المحاسبة مع ذكاء الأعمال المدمج في البقاء على رأس نفقاتك. عندما تختار برنامج محاسبة الأعمال، تأكد من أنه يحتوي على نوع أدوات إعداد التقارير التي تحتاجها للبقاء على رأس نفقاتك.
2) الميزات الأساسية أو المتقدمة – ما نوع البيانات التي تخزنها في نظامك المحاسبي؟
هناك الكثير من الميزات المحتملة في برامج المحاسبة. بعضها ضروري ، والبعض الآخر “لطيف” ، ولكن ما يعتبر ميزة حاسمة يختلف بين الشركات. قد تحتاج:
ميزات المحاسبة الأساسية
ستحتاج بالتأكيد إلى برنامج محاسبة يسمح لك بالفاتورة عبر البريد الإلكتروني وتسجيل النفقات وتعيين المدفوعات لعملاء محددين أو أكواد التكلفة وعرض أوراق الربح والخسارة. قد يكون هذا كافيًا لعملك ، أو قد تحتاج إلى التفكير في بعض الميزات الأكثر تقدمًا.
مراقبة المخزون والمخزون
إذا كان عملك يبيع منتجات متعددة ، فستحتاج إلى طريقة لإدارة مخزونك. عندما يتكامل نظام المخزون الذي تستخدمه مع برنامج المحاسبة الخاص بك ، فإنه يجعل الحياة لفريقك المالي أسهل بكثير.
تسمح بعض الحزم بإدارة المخزون التفصيلية – مثل تسجيل جميع أنواع التفاح التي تنتجها ، بدلاً من تجميعها جميعًا معًا.
وظائف متعددة المواقع
ربما تعمل في التصنيع ولديك مستودعات أو مستودعات متعددة ، أو أنت في متاجر البيع بالتجزئة ولديك العديد من مواقع المتاجر. إذا كان الأمر كذلك ، فستحتاج إلى القدرة على إدارة المواقع بشكل مستقل عن بعضها البعض ولكن أيضًا الاطلاع على الأرقام الرئيسية عبر نشاطك التجاري بالكامل.
كشوف المرتبات
كجزء كبير من نفقاتك ، وشيء يتغير بشكل متكرر في بعض بيئات العمل ، فإن دمج كشوف المرتبات مع برنامج التمويل العام الخاص بك يوفر رؤية في الوقت الفعلي لجميع مصاريفك.
العملات المتعددة ومعدلات الضرائب
إذا قمت بالاستيراد والتصدير خارج أستراليا ، فلن تحتاج فقط إلى تسجيل المدفوعات بمجموعة متنوعة من العملات ، ولكن أيضًا تفصيل متطلبات الضرائب بشكل مختلف.
بدون نظام يقوم بذلك تلقائيًا ، يمكنك عن غير قصد إنشاء الكثير من العمل الإضافي لفريقك المالي.
3) سهولة الاستخدام – من يجب أن يكون له حق الوصول وأين؟
ليس من الجيد اختيار نظام لا يسمح بالوصول لكل من يحتاج إليه. تحقق مما إذا كان بإمكانك إنشاء عدة عمليات تسجيل دخول ، بمستويات أذونات مختلفة.
إذا كان فريقك يعمل عن بعد ، فأنت بحاجة إلى اختيار برنامج محاسبة مع الوصول إلى السحابة.
إذا كان أي عضو في فريقك يتطلب الوصول إلى خارج المكتب الرئيسي ، فمن الجدير التفكير في برامج المحاسبة القائمة على السحابة.
باستخدام هذه الوظيفة ، يمكن للمستخدمين تسجيل الدخول أينما كانوا في العالم وفي أي وقت يناسبهم من اليوم.
4) إعداد الضرائب – هل تحتاج إلى دعم عوائدك؟
قد يكون لديك محاسب رائع يقوم بجميع إقراراتك الضريبية في غمضة عين ، ولكن إذا لم تفعل ذلك ، فإن شراء برنامج محاسبة يقوم بأتمتة بعض الحسابات المطلوبة يعد بمثابة توفير كبير للوقت. حتى لو كان لديك محاسب ، فإن هذه الميزة تساعدهم وتقلل من فرصة حدوث خطأ بشري.
5) الدعم الفني – هل يوجد شخص ما لمساعدتك عندما تكون عالقًا؟
عندما تدفع مقابل برنامج ، يجب أن تتأكد من أنك تعرف بالفعل كيفية استخدامه. تقدم بعض الحزم دعمًا فنيًا على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع وتدريبًا متعمقًا مجانًا ، لكن البعض الآخر يتطلب منك دفع رسوم إضافية.
إذا كان لديك فريق تكنولوجيا معلومات داخلي وقسم محاسبة مؤهل جيدًا ، فقد لا تحتاج إلى الكثير من الدعم. ومع ذلك ، إذا لم يكن لديك المورد الداخلي ، فمن المهم أن تعرف مقدار المساعدة التي يمكن أن تتوقع تلقيها ، وما الذي سيكلفك ذلك.
حتى أفضل البرامج لن تكون مفيدة لك إذا لم تكن تعمل بالطريقة التي تعمل بها.
ضع في اعتبارك الدعم الفني والتدريب عند اختيار برنامج المحاسبة الخاص بك.ضع في اعتبارك احتياجاتك التدريبية والدعم الفني عند اختيار برنامج محاسبة.
الأسئلة الرئيسية التي يجب طرحها عند اختيار برنامج المحاسبة
قبل اتخاذ أي قرارات مهمة بشأن برنامج المحاسبة الخاص بك ، تأكد من طرح هذه الأسئلة الرئيسية.
- ما هي أهم الميزات لعملي؟
- ما الذي يجعل الحياة أسهل؟
- هل يمكن للجميع الوصول إلى البيانات التي يحتاجون إليها ، وكيف؟
- هل نحصل على الدعم الفني والتدريب الذي نحتاجه؟
- إذا كانت الحزمة التي تبحث عنها تغطي جميع احتياجاتك ، فأنت جاهز للشراء.
اختيار برنامج المحاسبة الخاص بك مع برنامج المحاسب سوفت
لفهم ما تحتاجه حقًا من نظام محاسبة جديد ، من الأفضل رؤيته أثناء العمل. رتب عرضًا تجريبيًا مجانيًا باستخدام المحاسب سوفت وسنوضح لك كيف يمكن لبرنامج المحاسبة المناسب أن يُحدث ثورة في طريقة قيامك بأعمالك.