إذا كنت تبحث عن نظام جديد لنقاط البيع (POS)، فاول ما يجب أن تسال عنه هي ما هي اهم مميزات نظام نقاط البيع الذى ستقوم بشراءه. فأنظمة نقاط البيع اصبحت منتشرة بكثرة.
فتوجد المئات من البرامج المحاسبية التى ظهرت في السوق، وكل شركة من شركات البرامج المحاسبية تمتلك برامج خاصة بها لها مميزات تختلف عن مزايا برامج الشركات الاخرى بكل تاكيد.
إذًا وقبل أن تقوم بشراء برنامج نقاط بيع (POS)، يجب ان تسأل الشركة التى قمت بإختيارها عن اهم مميزات نظام نقاط البيع التى يقدمهنا في نظامهم.
وبصفتنا شركة تقدم البرامج المحاسبية وانظمة نقاط البيع، فإسمح لنا بمساعدتك وإرشادك الى اهم مميزات نظام نقاط البيع التي يجب أن تركز عليها وانت تبحث عن نظام نقاط البيع يساعدك في تحسين نمو عملك.
ففي الوقت الحاضر ، يجب على برنامج نقاط البيع POS ان يقدم الحل ويساعدك على إدارة عمليات البيع جنباً الى جنب مع برنامج المحاسبة الرئيسي.
سنقوم بإستعراض 22 ميزة من مميزات نظام نقاط البيع بعض هذه المزايا ستحتاج اليها بشكل ضرورى، والبعض الاخر قد لا تحتاجها في الوقت الحالي وقد تجدها مفيدة مع توسع عملك التجاري.
سنقوم بتقسيم الحلول التى تقدمها انظمة نقاط البيع الى 4 فئات وهى كالتالي:
- مزايا نظام نقاط البيع.
- مزايا إدارة المخزون
- مميزات إدارة العملاء
- مزايا إعداد التقارير.
مميزات نظام نقاط البيع
لنبدأ بالمزايا التي يجب البحث عنها في جزء نقاط البيع POS من برنامج محاسبة المحلات التجارية. وسنغطي في هذا الجزء المزايا التى ستحتاجها عادةً في واجهة النظام.
– إختصارات ونوافذ بحث سريعة
المفاتيح السريعة هي اختصارات داخل نظام نقاط البيع. فمثلا (عند الضغط على رمز F4 يسمح لك البرنامج بتحديد كمية الصنف) هذه هو المقصود بالاختصارات السريعة في البرنامج المحاسبي.
في الوقت نفسه، يسهل وجود الاختصارات من الوصول السريع إلى اوامر النظام الاخرى كـ (عمل فاتورة جديدة، حفظ، خروج، تعديل السعر والكمية، الانتقال الى الصف التالى، تعديل الفاتورة)… وما الى ذلك.
اما ميزة نوافذ البحث السريعة فتأكد عند استخدام نظام نقاط البيع POS أن النظام يدعم إمكانية البحث عن المنتج بخيارات سريعة.
من الناحية اخرى، تكون ميزة البحث موجودة مباشرة على شاشة البيع، لذا لن تكون مضطر الى التنقل بين شاشات البرنامج لمجرد البحث عن منتج.
– طرق الدفع المتعددة / تقسيم المدفوعات
من مميزات نظام نقاط البيع المهمة انه يدعم اكثر من طريقة للدفع فبإمكان العميل الدفع “نقدًا، بطاقة إئتمان، آجل، بطاقة بنكية”.
كما يمكنك دفع حساب الفاتورة وتقسيمها الى دفعات أولية كإمكانية دفع جزء من المبلغ والباقي يتم تقيده على حساب العميل آلياً.
– الفواتير المترجعة
ومن المفارقات التى يعتمدها العميل هو سياسة إرجاع البضاعة، فيفضل اغلب العملاء الذهاب الى المتجر صاحب سياسات الإرجاع المرنة.
من اجل تحقيق هذه الغاية، يجب أن تتأكد من مزايا نظام نقاط البيع وانه يدعم سياسة إنشاء فواتير بيع مرتجعة مع تزويدك بخيارات تخصيص تناسب السياسة التى تريد تطبيقها في محلك التجاري.
واليك اهم سياسيتان للإرجاع والتى تقوم بإعتمادها المحلات والمتاجر التجارية سوى كانت كبيرة او صغيرة:
- سياسة إرجاع المنتج وإسترداد المال.
- سياسة إرجاع المنتج واستبداله بمنتج اخر.
– ادارة صلاحيات المستخدمين
من المحتمل أن يكون لديك عدة أشخاص يعملون على برنامج الكاشير. وهذا يدل على انك بحاجة إلى نظام يسمح لك بإنشاء مستخدم لكل موظف لديك. بحيث تكون له صلاحية الوصول الى المبيعات.
أيضًا تاكد من ان النظام سيسمح لك بحماية كل مستخدم بكلمة مرور، إضافة إلى منحك الفرصة لاختيار ما إذا كنت تريد إعطاء المستخدم كامل الصلاحيات او صلاحيات محدودة.
فعلى سبيل المثال، في المتاجر الكبيرة مثل السوبر ماركت يقوم موظف”المبيعات او الكاشير” بتسجيل الدخول مرة واحدة في اليوم ويبقى في مكانه الى حين انتهاء فترة دوامه.
بينما في المتاجر الصغيرة، يقوم الموظف بتسجيل الدخول مع كل عملية بيع جديدة، لأنه من المتوقع أن ينتقل من مكانه بمجرد انتهاء عملية البيع.
– الدخول عبر الاجهزة اللوحية
انت تدرك اننا اصبحنا في العصر الرقمي وفي هذه المرحلة، لا يمكنك تحمل عدم وجود تقارير او تطبيق للهاتف المحمول تستطيع من خلاله متابعة ولو جزء من الحركات التى تتم.
فمن المتوقع ان تبحث عن نظام نقاط بيع POS سحابي يُمكنك من تشغيل البرنامج على اي جهاز من الأجهزة المحمولة مثل أجهزة (iPad ،smart phone).
ايضًا تعد برامج نقاط البيع السحابية حل رائعاً لأنها تتيح لك الاتصال ببرنامج المبيعات من أي مكان وبأي وقت. فتعتبر المزامنة بين برنامج المحاسبة وبرنامج نقاط البيع فورية بنفس اللحظة.
تقراء ايضاً: كيفية اختيار برنامج محاسبة سحابي مناسب لعملك
– شاشة مواجهة للعملاء
الارتباط بالشاشة المواجهة للعميل والتى من خلالها يمكن للعميل من مشاهدة المعاملات التى تحدث على شاشة (ثانوية) امام عينه.
شاشات العرض التي تواجه العملاء تصنع مستوى عالٍ من الشفافية في المعاملة، ويمكن أن تسهل على العميل او موظف الكاشير مراجعة ما قام بطلبه والتاكد من عدم وجود أخطاء في الطلب قبل دفع ثمنها.
هذه الميزة ليست ضرورية لكن وجودها قد يحدث فارق لدى العميل. خذها بعين الاعتبار إذا كانت الميزانية كافية.
مميزات نظام نقاط البيع فى إدارة المخازن
إدارة المخزون هو الجزء الاساسي الذي يجب أن تبحث عنه في نظام إدارة نقاط البيع، فسواء كان لديك 5 منتجات أو 5000. فسيتعقب نظام ادارة المخزون جميع منتجاتك.
تقراء ايضاً: الدليل الشامل لإختيار افضل برنامج مخازن 2023
أيضاً سيساعدك في معرفة المنتجات التي تلك حركة جيدة وأيها لا تعمل بشكل جيد. ومن ضمن مميزات نظام نقاط البيع التى يجب ان تبحث عنها الى جانب إدارة المخازن مايلي:
– متغيرات المنتج والمركبات
ابحث عن نظام يسمح لك بإنشاء أنواع مختلفة من المنتجات. فمثلاً فكر في المحلات التجارية لبيع الملابس.
على سبيل المثال. إذا قاموا ببيع نفس القميص بـ(6 ألوان). فيجب أن يكون النظام قادرًا على تسجيل ذلك على أنه نفس القميص لكن بألوان متعددة بدلاً من إدخال (6 قمصان) بأسماء مختلفة.
المنتجات المركبة هي فكرة مماثلة للمثال السابق. فالمنتج المركب هو منتج مجمع من منتجات موجودة مسبقًا تستخدم اغلبها في محلات بيع اجهزة الكمبيوتر.
فعلى سبيل المثال، قد يرغب محل الكمبيوتر في أن يكون قادرًا على بيع “الماوس، الكيبورد” كمنتج منفصل لكنه يوفر خصمًا بنسبة 20٪ في حالة شراء جهاز كمبيوتر محمول من عنده.
فبدلاً من إجراء العمليات الحسابية لأخذ الخصم، يمكن أن يسمح نظام المخزون بإصدار فاتورة واحدة مع الخصم المخفض.
– الباركود “الماسح الضوئي”
من مميزات نظام نقاط البيع الشامل انه قادر على طباعة الرموز الشرطية (ارقام الباركود). بحيث يمكنك الاحتفاظ بكل منتج من منتجاتك بباركود يميزك عن المتاجر المجاورة وإمكانية قراءته اثناء البيع.
برنامج المحاسب سوفت يسمح بتوليد ارقام الباركود بطريقة آلية فلكل منتج يتم ادخاله في البرنامج يتولد له رمز باركود غير الباركود الموجود على المنتج من الشركة المصنعة.
ايضًا من مزايا نظام نقاط البيع انه يسمح بتوليد باركودات آلية على حسب مجموعة الصنف او مكان تواجده والخيارات كثيرة لك.
يتم ادخال الباركود عن طريق الماسح الضوئي عند دخول المنتج إلى المخازن، أو عند بيعه للعميل.
– الجرد عبر جهاز الباركود
يعد جرد المخزون شاقًا ولكنه ضروري، حيث تحتاج إلى تتبع المخزون والتحقق من النقص الموجود في المخازن. صحيح ان استخدام نظام ادارة المخازن يجعل جرد المخزون عملية سهلة.
لكن يجب عليك أيضًا استخدام نظام يسمح لك باستخدام ماسح ضوئي “الباركود” في جرد المنتجات حتى تتمكن من العد رقميًا وليس يدويًا.
– بطائق الخصم والعروض
اختر نظامًا يتيح لك عمل بطائق خصم او عروض حتى لاتضطر الى تعديل الأسعار يدويا في حالة انتهاء فترة العرض والخصم.
– فواتير تحويلات مخزنية
إن ميزة نقل المخزون ضرورية لهم. هذا سيسهل عليك نقل المخزون “المنتجات” بين المخازن بشكل آلي.
– فواتير طلبات الشراء
يجب أن يسهل النظام طلب المنتجات قريبة النفاد من المخازن. ويكون قادرًا على إنشاء أوامر الشراء وإرسالها إلى قسم المشتريات تلقائيا.
– تصدير وإستيراد المنتجات
تأكد من أن برنامج إدارة نقاط البيع سيسمح لك بتحميل جميع المنتجات وإستيرادها من وإلى ملف الاكسل EXcel.
مزايا نظام نقاط البيع في إدارة العملاء
سيحتوي نظام إدارة البيع للمحلات التجارية على CRM أو إدارة العملاء بشكل جيد كجزء من البرنامج، حيث يمكنك تتبع جميع بيانات العملاء واستخراج تقارير خاصة بكل واحد منهم.
هناك عدد أقل من المميزات التي يمكنك التحدث عنها لأنك تريد نظام مختصر يقوم بحفظ العمليات وادارة الحسابات بشكل دقيق. لكن يجب أن تبحث عن المزايا التالية:
– برنامج الولاء
برامج الولاء تساعد في تنمية عملك وجذب المزيد من العملاء.
– تخصيص اكثر
حدد البيانات التي تريد أن يقوم الكاشير بإدخالها. والتى تشمل “العنوان- رقم الهاتف” – البريد الالكترونى”.
– بيانات قابلة للبحث
ستحتاج إلى أن يبحث الموظف عن العميل في كل مرة يقوم باجراء عملية شراء او دفع لاجل تقيدها في حساب العميل.
– تاريخ حركة العميل
يحتاج قسم المبيعات إلى تسجيل تاريخ فاتورة الشراء لكل عميل. سيساعد هذا في قبول المرتجعات بحالة فقدان الفاتورة.
مزايا برنامج نقاط البيع ادرة التقارير
يجب أن يكون نظام نقاط البيع لديك قادرًا على تزويدك بمجموعة كاملة من التقارير لمساعدتك على تتبع أداء عملك. فيما يلي بعض مميزات إعداد التقارير التي يجب البحث عنها:
– التقارير التجميعية
تمنحك لوحة التحكم نظرة سريعة على أداء المتجر. إنها ميزة رائعة لأنها تمنحك أداءً فوريًا لعملك دون الحاجة إلى البحث عن المعلومات.
– تقارير حركة المنتج
يجب أن يكون نظامك قادرًا على الإبلاغ عن جميع بيانات المخزون. ويجب أن تتضمن تقارير عن أفضل العناصر مبيعًا وأسوأها.
– تقارير المستخدمين
سيساعدك على معرفة موظف الكاشير الأكثر حركة وبيعاً والأقل بيعاً. بإستخدام تقارير المستخدمين ستكون الإجابة أمرًا سهلاً.
– تقارير العملاء والموردين
يجب أن تكون لديك القدرة على استخراج تقارير بحركة العملاء والموردين فهذه ميزة مهمة من مميزات نظام نقاط البيع.
– تخصيص التقارير
التقارير الجاهزة في النظام امر يسهل عليك الكثير، لكن مع ذلك ففي بعض الأحيان تحتاج إلى إنشاء تقارير اكثر تخصيص.
ملخص: مميزات نظام نقاط البيع
يجب أن يمنحك النظر إلى مزايا نظام نقاط البيع المذكورة أعلاه فكرة عن الحلول المناسبة لمتجرك. استخدم هذه المعرفة لإنشاء قائمة ببعض أفضل اختياراتك.
سيوفر لك نظام إدارة نقاط البيع بالمحلات التجارية كل هذه الميزات، مما يجعل التركيز على تنمية عملك أمرًا سهلاً قدر الإمكان، فبدلاً من القلق بشأن الأشياء التي لا يمكنك القيام بها.