استخدام نظام نقاط البيع للأعمال التجارية الصغيرة

يمكن القول إن استخدام نظام نقاط البيع للأعمال التجارية الصغيرة (المعروف أيضًا باسم POS) هو من أهم الأشياء التى يجب ان توفرها والتى سترغب في تواجدها داخل المحل التجاري الخاص بك.

وكما هو الحال مع معظم البرامج المحاسبية ، فإن برنامج نقاط البيع POS يكون جيد عندما تستطيع استخدامه بالشكل المثالي والمخصص له.

لهذا السبب من المهم أن تعرف كيفية استخدام نظام نقاط البيع للأعمال التجارية الصغيرة الذي تملكه حتى تتمكن من تحقيق أقصى استفادة منه.

سيلقي هذا المقال الضوء على بعض هذه الميزات ويقدم نصائح حول كيفية استخدام نظام نقاط البيع وتحقيق أقصى استفادة منه في المحلات التجارية.

مزايا استخدام نظام نقاط البيع

من اهم المميزات التى يوفرها لك استخدام نظام نقاط البيع للأعمال التجارية الصغيرة تبداء بـ:

• زيادة المبيعات.
• تسريع عملية الدفع.
• تتبع المخزون.
• تخزين ملفات تعريف العملاء.

من الممكن لاستخدام نظام نقاط البيع للأعمال التجارية الصغيرة أن يحافظ على عمل محلات البيع بالتجزئة كـمحلات (الملابس – السوبر ماركت – المعارض التجارية – الاحذية – الاكسسوارت والعطور) وما الى ذلك.

ولتعرف اكثر عن باقي المزايا التى ستستفيد منها اثناء امتلكك لبرنامج نقاط البيع الخاص بالمحاسب سوفت اليك هذا المقالة التى توضح ذلك : مميزات نظام نقاط البيع POS.

أنواع أنظمة نقاط البيع POS

يوجد لدينا في برنامج المحاسب سوفت نوعان من أنظمة نقاط البيع للأعمال التجارية الصغيرة وهى:

• برنامج نقاط البيع السحابي (يستخدم على جميع الاجهزة اللوحية) ومن الضروري الاتصال بالإنترنت من اجل العمل عليه.
• برنامج نقاط البيع “محلي” ديسك توب (يستخدم على الكمبيوتر، اجهزة الايباد). ويعمل على شبكة محلية.

كيفية استخدام نظام نقاط البيع للأعمال التجارية الصغيرة

يختلف كل برنامج عن الآخر ، فلا توجد طريقة واحدة صحيحة للإجابة على كيفية استخدام نظام نقاط البيع. لكن معظم أنظمة نقاط البيع POS الحديثة لها وظائف عامة متشابهة ويجب أن تكون على دراية بها.

استخدام نظام نقاط البيع لزيادة المبيعات

تتمثل الوظيفة الأساسية لاستخدام نظام نقاط البيع للأعمال التجارية الصغيرة في زيادة المبيعات، لذلك انت بحاجة إلى التعرف على شاشات البرنامج جميعها ، فلكل نظام واجهات تختلف عن الاخرى.

فيختلف كل نظام عن الاخر لكن بشكل عام، يتيح لك استخدام نظام نقاط البيع زيادة في المبيعات عن طريق:-

1- إضافة المنتجات

هذه هي الخطوة الأولى في عملية البيع. اعتمادًا على كيفية إعداد البرنامج الذي قمت بشراءه، فمثلاً في المحاسب سوفت يمكن إضافة المنتجات من خلال:-

• مسح المنتج بالباركود.
• البحث في شاشة البيع (تحتوي معظم أنظمة نقاط البيع على شريط بحث / لاجل البحث عن المنتج معين).
• استخدام الإختصارات في شاشة البيع مثال (يحتوي Almuhasib Soft على “مفاتيح سريعة” للعناصر التي يتم شراؤها بشكل متكرر).

من هنا يمكنك بيع الكميات اعتمادًا على عدد الوحدات التي يشتريها العميل ، كما يمكنك معرفة سعر التكلفة والبيع الخاص بكل منتج.

2- تطبيق الخصومات

إذا كنت تجري عملية بيع أو ترغب في تطبيق خصومات على منتج أو فاتورة بأكملها ، فيجب أن تكون قادرًا على استخدام نظام نقاط البيع للقيام بذلك.

إذا لم يكن نظامك يحتوي على هذه الميزة، فتحقق مما إذا كان نظام نقاط البيع الذي تملكه يتيح لك تطبيق الخصومات على اسعار المنتجات يدويًا او عن طريق النسبة المئوية.

3- أخذ المدفوعات

هذا هو الجزء الذي يتم تسديد حساب المشتريات فيه. فجميع أنظمة نقاط البيع تقريبًا لها القدرة على قبول المدفوعات سوى بالنقد او بالبطاقة الأئتمانية.

حلول أخرى ستستفيد منها عند استخدام نظام نقاط البيع بما في ذلك:

• دعم بطاقات الهدايا.
• تطبيق بطاقات الخصم.
• دعم نقاط الولاء – فإذا كان لديك برنامج ولاء، فيمكنك الحصول على نقاط العملاء أو المكافآت كطريقة دفع.

ملاحظة إذا كنت بحاجة إلى إضافة ملاحظات خاصة إلى فاتورة البيع فعلى سبيل المثال (إذا كان لدى العميل طلب خاص أو شحن عنصر إلى عنوانه) يمكنك إضافة هذه التفاصيل كملاحظة في البيان.

استخدام نظام نقاط البيع في ادارةالمخزون

ترتبط ادارة المبيعات وادارة المخزون في المحلات التجارية بشكل وثيق، وهذا هو السبب في أن اغلب أنظمة نقاط البيع الحديثة (خاصة تلك التي تعمل في السحابة) تقدم مزايا إدارة المخزون الى جانب إدارة المبيعات.

ستختلف التفاصيل من نظام إلى آخر، ولكن على المستوى الأساسي، يجب أن تسمح برامج نقاط البيع بتتبع حركة المنتجات والعملاء، انشاء سندات صرف وقبض مع إمكانية توليد التقارير بالكميات المخزنية.

توفر برامج نقاط البيع الحديثة ولاكثر تقدماً ميزات مثل:

1- إدارة المخزون متعدد المتاجر

هذا أمر بالغ الأهمية إذا كنت تدير أكثر من متجر بيع بالتجزئة. تريد أن يتمتع نظام إدارة نقاط البيع / المخزون بإمكانيات مركزية للتحكم في المخزون حتى تتمكن من إدارة المنتجات من متاجر متعددة من منصة واحدة.

من الناحية المثالية، يجب أن يمكّنك الحل الخاص بك من نقل المخزون من موقع إلى آخر، بالإضافة إلى إنشاء تقارير لكل محل تجاري.

من الصعب إدارة المحلات التجارية على أنظمة منفصلة، لذلك إذا كنت تمتلك شركة بيع بالتجزئة متعددة المنافذ (أو كنت تخطط للتوسع) فتأكد من أنه يمكنك القيام بكل شيء من برنامج واحد.

2- إدارة المخزون متعدد القنوات

كما هو الحال بالنسبة لتجار البيع بالتجزئة متعدد القنوات. إذا كنت تبيع عبر الإنترنت وفي المتجر، فيجب مزامنة حركات المبيعات والمخزون عبر جميع قنواتك.

يمكّنك هذا من الحصول على معالجة أكثر إحكامًا لمخزونك، حتى تعرف بالضبط ما لديك وأين تتواجد الإضافة إلى ذلك، لن تخاطر ببيع منتج عبر الإنترنت وهو غير متوفر.

فمن وجهة نظر العملاء، ليس هناك ما هو أسوأ من طلب منتج عبر الإنترنت، لتكتشف انه غير متوفر في المتجر.

أيضًا يمكنك من تقديم خدمات مثل الشراء عبر الإنترنت، والاستلام من المتجر، بحيث يمكن للمتسوقين عبر الإنترنت اختيار وترشيح متجرك للحصول على طلبات التجارة الإلكترونية التى يريدونها.

3- طرق متعددة لجرد المخزون

يعد إجراء عمليات جرد يدوي للمخازن بشكل دوري بين الفترة والاخرى أمرًا ضروريًا للبقاء على رأس المخازن، لذلك من الجيد أن يكون لديك نظام POS كاشير يحتوي على ميزات جرد المنتجات.

4- نقاط إعادة الطلب

تتيح لك بعض أنظمة نقاط البيع تعيين مستويات “المخزون الأمن” أو إعادة الطلب، حيث تقوم تلقائيًا بإنشاء أوامر المخزون عندما ينخفض ​​المنتج إلى ما دون المستويات المحددة مسبقًا.

استخدام نظام نقاط البيع في إدارة العملاء

نظرًا لأن اصحاب المحلات التجارية يتوقعون مستويات أعلى فى التخصيص، فإن قدرات برنامج نقاط البيع في إدارة العملاء ليست متطلب مهم فقط بل من الأمور الهامة جداً.

لذلك إذا لم يكن لدى نقطة البيع الذي تملكها أي إمكانيات لإدارة العملاء، ففكر في إيجاد برنامج اخر يدعم هذه الخاصية.

فيما يلي بعض مزايا استخدام نظام نقاط البيع POS التي يجب البحث عنها:

1- قاعدة بيانات العملاء

من الناحية المثالية، يجب أن يسمح لك نظام نقاط البيع بإنشاء معلومات تعريفية بالعملاء والتي تشمل على معلومات الإتصال الخاصة بهم وتاريخ الشراء.

2- مجموعات العملاء

تعد القدرة على إنشاء مجموعات أو شرائح العملاء أمرًا ضروريًا، حيث سيسمح لك بإنشاء رسائل وعروض ترويجية مخصصة بسهولة.

على سبيل المثال، يمكنك إنشاء مجموعة من العروض للعملاء المتميزين لديك او إمكانية عمل بطائق خصم لمجموعة من العملاء على حسب توزيعهم او مناطقهم او اى طريقة اخرى ترغب في ادراجها.

3- برنامج الولاء

عند الحديث عن ذلك، يُعد تقديم الامتيازات والمكافآت طريقة ذكية لتوليد مبيعات متكررة، لذا قم بإعداد برنامج ولاء إن استطعت. وقم من التحقق من استخدام نظام نقاط البيع لهذا الخاصية.

استخدام برنامج نقاط البيع في إدارة التقارير

تتمتع أنظمة نقاط البيع الحديثة بقدرات إعداد تقارير تسلط الضوء على مقاييس المبيعات والمخزون. مرة أخرى، يختلف كل نظام عن الاخر، لذا قم باكتشاف الحل الامثل لنظام نقاط لبيع لمعرفة أنواع التقارير المتاحة.

لهذا من المهم معرفة كيفية استخدام نظام نقاط البيع وإستغلالها بالشكل الصحيح يجب أن تركز على مايلي:

المخزون في متناول اليد – يريد اصحاب المحلات التجارية دائمًا معرفة كمية الاصناف الموجودة داخل المتجر ، لذلك يجب ان يكون هناك تقرير متوفر في النظام.

المخزون المنخفض – يخبرك هذا التقرير بالعناصر التي أوشكت على النفاذ، بحيث يمكنك تجنب نفاد المخزون. ومن الأفضل تشغيل التقرير بشكل منتظم حتى تتمكن من تحديد الاصناف الغير متواجدة او الناقصة عن حد الطلب.

برنامج المخازن مع نقاط البيع يوجد به خاصية التنبيهات التى من خلالها تحدد حد الطلب لكل منتج فعند وصول المنتج لهذا الحد يصدر النظام تنبيه بذلك.

تقرير حركة التجارية للمنتج – ما مدى سرعة بيع المنتج؟ ما هي المنتجات التي تحقق أكبر قدر من الفائدة؟ يمكن الإجابة على هذه الأسئلة من خلال تقرير أداء المنتج في البرنامج.

من الناحية المثالية، يجب أن يخبرك هذا التقرير بكمية البضائع التي بعتها خلال فترة زمنية معينة بالإضافة إلى ملخص للمنتجات المباعة شهريًا أو أسبوعيًا.

استخدم تقرير حركة المنتج لتحديد العناصر التي تستحق شراءها وأي العناصر لا ينبغي إعادة طلبها.

ملخص المبيعات – يمنحك هذا التقرير نظرة عامة على مبيعاتك لفترة زمنية معينة. يجب أن يُظهر تقرير المبيعات أيضًا تكلفة البضائع المباعة، وإجمالي الربح .. ما الى ذلك. ولتتمكن من الحصول على فكرة أفضل عن مقدار الأموال التي تعود بالفائدة على عملك بالفعل.

تقرير المبيعات حسب المنتج – هذا النوع من التقارير يجعل من السهل تحديد أفضل (وأسوأ) المنتجات مبيعًا، حتى تتمكن من تحديد الإجراء الصحيح.

فإذا كان هناك منتج معين يُباع بشكل جيد، على سبيل المثال، يمكنك التفكير في طلب المزيد منه. اما ذا كان عكس ذلك والمنتج لا يعمل، فأنت تريد أن تعرف عاجلاً بذلك حتى تتمكن من تشغيل العروض الترويجية قبل انتهاء الموسم.

تقرير المبيعات لكل عميل أو مجموعة عملاء – إنها فكرة جيدة لإنشاء تقارير “مبيعات لكل عميل” أو “مبيعات لكل مجموعة عملاء”.

أجهزة نقاط البيع POS

مع إقتراب موعد البيع ستكون بحاجة الى تحديد الحلول التي تعمل بشكل جيد وتسرع من عمليات المحل التجاري.

من غير المعقول ان تكون اجهزة محلات البيع الصغيرة بنفس متطلبات أجهزة محلات البيع الكبيرة والتى تحتاج إلى المزيد من التجهيزات والاجهزة المتطورة.

لذلك، خذ بعض الوقت في البحث عن أفضل حل للأجهزة لتقوم باستخدامها في متجرك.

اهم اجهزة نقاط البيع

إذا كانت مساحة المحلات التجارية كبيرة والمنتجات متنوعة وكثيرة، فسيكون عليك إعداد اجهزة نقاط البيع بشكل كامل (جهاز كمبيوتر، ماسح ضوئي، طابعة إيصالات، جهاز باركود) – هذه تعتبر خيارات جيدة.

أيضاً انواع الدفع تعتبر عامل مهم. مثال ذلك، إذا كنت ترغب في قبول الدفع بالبطاقات الائتمان او الـ Visa، فأنت بحاجة إلى اجهزة قوية.

يجب ان تكون برامج نقاط البيع قابلة للارتباط مع الاجهزة الخارجية، خاصة عندما تريد تحسين سرعة نقطة البيع. لهذا السبب تحتاج إلى تحديد الحلول التي تعمل بشكل جيد مع عمليات متجرك.

الوظائف الإضافية لبرنامج نقاط البيع

استخدام نظام نقاط البيع POS من المحاسب سوفت، من خلاله ستكون قادر على التوسع بما يناسب التطور القائم في عملك، وهذا من خلال عمليات الدمج والتكامل مع الاجهزة الاخرى.

هذا يعني أنه يمكنك توصيل نقاط البيع الخاصة بك بمنصة أخرى كـ (برنامج المحاسبة، برنامج الموارد البشرية، بطائق الدفع، وما إلى ذلك) بحيث تتدفق البيانات بسلاسة من نظام إلى آخر.

على سبيل المثال، إذا قمت بدمج برنامج المحاسبة مع نظام نقاط البيع فيجب أن يكون كلا النظامين قادرين على “التكامل” مع بعضهما البعض، ومزامنة معلومات المبيعات والمخزون في نفس اللحظة.

أو إذا كُنت تقوم بتوصيل نظام نقطة البيع بالدرج الالكتروني او الة الدفع، فيجب أن تقوم الأنظمة بمزامنة بيانات المبيعات والمدفوعات. على أي حال، هناك عدد من الطرق لدمج الحلول المختلفة:

1- استخدام وظائف النظام الإضافية

هذه هي أبسط طريقة لتوصيل حلول برمجية مختلفة. تحقق مع بائع نقاط البيع الخاصة بك ومعرفة ما إذا كان لديهم تكامل حالي مع أنظمة أخرى.

2- ابحث عن شركة أنظمة مناسبة

ألا تمتلك برنامج POS بالمزايا المطلوبة؟ ابحث عن شركة يمكنها مساعدتك. تحتوي بعض شركات ومزودي الأنظمة المحاسبية بشكل عام على فريق التطوير بحيث تكون مواكبه لطلبات العملاء.

المحاسب سوفت لديه شبكة من الخبراء والمطورين الذين يمكنهم مساعدتك على إعداد برامجنا وتهئيته بالشكل والطريقة التى تناسبك.

افضل استخدام لأنظمة نقاط البيع

تتمثل الخطوة الأولى للوصول إلى أفضل استخدام لنظام نقاط البيع للأعمال التجارية الصغيرة في أن تكون فضوليًا نوعا ما.

فمعظم البرامج مليئة بالمزايا المفيدة لكن قد لا تلاحظها، يعود السبب الى أن المستخدمين لا يأخذون الوقت الكافي لاستكشاف النظام بالشكل الكامل.

لا تدع نفس الامر يحدث لك. إذا كانت تريد امتلاك برنامج POS فقم بالبحث عن اهم مميزات نظام نقاط البيع، للتأكد من أنك تستخدم جميع إمكانياته.

يمكنك أيضًا التحقق من موارد النظام (مثل دليل المستخدم وقناة YouTube والمدونة وما إلى ذلك) لاكتساب المزيد من المعرفة حول وظائفه وميزاته المختلفة.

عند القيام بذلك، لن تتعلم فقط كيفية استخدام نظام نقاط البيع، ولكن ستتمكن من تحقيق أقصى استفادة منه والارتقاء بعملك إلى المستوى الذى تريده.