برنامج نقاط البيع الكاشير (دليل نهائي)

إن اختيار برنامج نقاط البيع الكاشير مناسب يحافظ على سير وتسهيل العمل ويُمكن أن يزيد من أرباح المحلات التجارية والشركات.

فاغلب الموظفين والعملاء يتفاعلون مع بعضهم البعض يوميًا عند الشراء من المحلات التجارية في نقطة الدفع. وهذا هو السبب في ان حسن اختيار برنامج نقاط البيع الكاشير مهم جدًا.

برنامج Cashier أو برنامج نقاط البيع (POS)، وهما اسمان مختلفان لنفس البرنامج وهو البرنامج الذي يتم التعامل معه واستخدامه عند بوابة الخروج من المحلات والمعارض التجارية.

على عكس ذلك، اختيار برنامج نقاط البيع الكاشير خاطئ يمكن ان يؤدي إلى عواقب وخيمة على المدى الطويل فقد يكون من الصعب تعلم وتنفيذ برنامج نقاط البيع (الكاشير) في مقر العمل لعدة اسباب اهمها.

السبب الاول، أنها قد تكون باهظة الثمن. السبب الاخر، لا تحتوي على الميزات اللازمة التى تساعد المحل التجاري على النمو والتوسع.

فقد تكون هناك متطلبات حديثة والتى قد تفرضها الجهات الرسمية في الدولة كالاعتماد على الفاتورة الالكترونية او دعم ضريبة القيمة المضافة مما يجعل على برامج نقاط البيع (الكاشير) تطبيقها.

لذلك، تحتاج إلى تزويد نفسك بالمعلومات الكافية قبل اتخاذ قرار شراء برنامج نقاط البيع الكاشير. فقط قم بالإستمرار في قراءة دليلنا لإختيار نظام نقاط البيع المثالي لتجارة الخاصة بك.

مفهوم برنامج نقاط البيع الكاشير؟

نقطة الكاشير POS هو المكان الذي يقوم فيه العملاء بالدفع مقابل سلعهم وخدماتهم. أما برنامج نقاط البيع (الكاشير) الخاص بالمحلات التجارية فهو حل مركزي لإدارة جميع عمليات البيع بالتجزئة.

بشكل عام، يتكون برنامج نقاط البيع الكاشير من معدات “أجهزة نقاط البيع” و برنامج نقاط البيع “حل برمجي”.

أنواع برامج نقاط البيع (الكاشير)

هناك العديد من الطرق لتصنيف أنظمة الكاشير POS، في هذا القسم سنقوم بتصنيف البرامج بناءً على تقنية المستخدمة:-

– برنامج الكاشير في مقر العمل

أسماء أخرى لهذا التصنيف: نقاط البيع في نفس الموقع أو نقاط البيع المكتبي أو نقاط البيع التقليدية. هذا البرنامج يعتمد على:

• يتم تخزين البيانات على نفس الاقراص الثابته الموجودة في نفس الجهاز او الخادم في مكان العمل.
• يعمل على أجهزة معينة مثل اجهزة الكمبيوتر PC او الاجهزة اللوحية “ايباد”.
• لا تستطيع الوصول الى البيانات إلا وانت على نفس الجهاز المثبت فيه البرنامج المحاسبي.
• تتطلب دفع رسوم مقدمة على كل جهاز يتم تثبيت البرنامج عليه.
• يتوفر تحديثات دائمة للبرنامج مع دفع رسوم سنوية للصيانة والدعم الفني.

– أنظمة SaaS POS

أسماء أخرى لهذا النوع: برنامج نقاط بيع قائم على السحابة أو نظام نقاط البيع اون لاين. ويسلط الضوء على:

• تخزين البيانات في مركز السحابة الذي توفره الشركة البرمجية.
• الوصول الى البرنامج من أي مكان.
• تحديثات تلقائية ومنتظمة.
• اشتراكات سنوية او شهرية.
• امكانية تشغيل البرنامج POS في وضع عدم الإتصال بالإنترنت.

– برامج نقاط البيع المتنقلة

أسماء أخرى لها: mPOS أو نقاط بيع الهاتف، POS الهاتف الذكي.

يمكن لـ mPOS تخزين البيانات في السحابة ويقدم نفس مزايا أنظمة نقاط البيع المستندة إلى السحابة بالإضافة إمتلاكه للمزايا التالية:

• استخدام مخصص للأجهزة المحمولة (الهواتف الذكية، iPad، وأجهزة Android اللوحية).
• إمكانية التنقل ولكن يتم استخدامه للمحلات والاعمال التى لاتمتلك مخزون كبير مثل المزارع، ومحلات الحرف اليدوية ، وأطعمة الشوارع وغيرها الكثير.
• إمكانية ربطها مع برنامج المحاسبة المركزية والعمل من خلالها في المعارض والسوبرات، المحلات التجارية.
• تكلفتها أقل بكثير من أنظمة نقاط البيع في أماكن العمل أو القائمة على السحابة

– برنامج كاشير POS ويب

يشير هذا النوع من برامج نقاط البيع إلى البرنامج الشامل الذي يدمج جميع عمليات البيع داخل موقع ويب، حيث تستطيع العمل عليه من اي مكان تريد بوجود اتصال بشبكة الإنترنت.

هذه البرامج يكثر إستخدامها مع برنامج المحاسبة السحابي، إليك بعض مميزات نظام نقاط البيع السحابي وهي:

• يتم تخزين البيانات في مكان واحد “مركزية البيانات” على السحابة.
• أدوات الإدارة (العملاء والمبيعات والمخزون والموظفين).
• يدعم برامج وأنشطة التسويق (نقاط الولاء والخصومات وبطاقات الهدايا).
• سرعة في معالجة الطلبات، ورصد التقارير والتحليلات.
• القدرة على تكامل مع مواقع التجارة الإلكترونية مثل “متاجر سلة ، متاجر زد“.

كيف يعمل برنامج كاشير POS

في أبسط الأشكال، يقوم برنامج نقاط البيع الكاشير بتحصيل المدفوعات من العملاء مقابل المنتجات والخدمات المشتراة. لكن هذا ليس كل شيء.

فبرنامج نقاط البيع (الكاشير) يقوم بتنفيذ عمليات اخرى والتي يمكنك تلخيصها بالتالي:-

1. إدخال البيانات
   • السماح بإدخال بيانات فاتورة طلبات العملاء بشكل مجمّع.
   • ابحث عن قواعد بيانات العملاء وكتالوجات المنتجات لملء الطلبات تلقائيًا.

2. إدارة المخزون
   • يتم إضافة المنتجات والأسعار تلقائيًا إلى الفواتير ، يمكن مسح المنتجات عن طريق الباركود ضوئيًا.
   • يقديم تنبيهات بالمخزون المنخفض عبر الإخطار المتواجدة بالبرنامج.

3. الدفع : تحتاج إلى تكوين طرق دفع متعددة في برنامج كاشير POS لمعالجة المدفوعات، بما في ذلك:
   
   1. قم بإعداد حساب التاجر
      • الاقتران مع أجهزة نقاط البيع ومحطات الدفع.
      • عرض خيارات الدفع على شاشة نقاط البيع.
        
   2. خطوات قبول الدفع النقدي:
      • تلقي النقد من العملاء.
      • إنشاء فاتورة مبيعات.
      • ضع المال في درج النقود.
        
   3. خطوات قبول الدفع بالبطاقة:
      • يقوم العملاء بالنقر أو تمرير بطاقاتهم.
      • يقوم البرنامج بتحويل مبلغ المعاملة والتفاصيل إلى معالجات الدفع.
      • ينشئ برنامج POS فاتورة بعد نجاح الدفع ويسجلها في النظام.

4. تاريخ الطلب
   • اطبع الإيصال بمجرد اكتمال الطلب.
   • خصم الكمية والأصناف من المخزون.
   • عرض الخصومات على شاشة المبيعات وقيمة الخصم المتاح.

5. إدارة العملاء
   • اسمح للعملاء بالمشاركة واستخدام العروض الترويجية المختلفة أثناء الخروج.
   • قم بإنشاء وإرسال رسائل البريد الإلكتروني مباشرة من نظام POS الخاص بك.
   • احفظ المعلومات الشخصية للعميل مثل رقم الهاتف اوالعنوان.

6. تقرير :عادةً ما توفر برامج نقاط البيع الخاصة بمحلات التجارية والبيع بالتجزئة العديد من التقارير المعدة مسبقًا من أجل:
   • المبيعات وطلبات الشراء.
   • الجرد وضبط المخزون.
   • العملاء والموردين.
   • الترويج والخصومات.

وبصفتك من أصحاب الأعمال ومدراء المتاجر ، يمكنك:

• تخصيص التقارير الموجودة في برنامج نقاط البيع (الكاشير).
• القدرة على تخصيص وإنشاء تقارير جديدة لنقاط البيع.
• ترحيل بيانات نقطة البيع تلقائيًا إلى برنامج المحاسبة الرئيسي أو القسم المالي.

فوائد برنامج نقاط البيع POS

وجود عمل متراكم وزائد يرهق اصحاب المحلات والشركات وموظفيهم ويعود السبب في تراكم الاعمال إلى وجود اعمال متكررة وروتينية في عمليات البيع قد تسبب الملل لهم.

يمكن للاختيار الصحيح لبرنامج نقاط البيع الكاشير تنفيذ العديد من عمليات ومهام البيع بسهولة وبشكل آلي. ومن هنا، تحل تقارير وعمليات برنامج نقاط البيع (الكاشير) العديد من مشاكل العمل.

ومن اهم فوائد برنامج نقاط البيع POS هو توفير الموارد والوقت فهو يعمل على:-

1. إدارة المخزون: حافظ على مخزونك محدثًا عن طريق:
   • تتبع المبيعات والمرتجعات.
   • التنبؤ بالكميات التى قد تجاوزت حد الطلب، وإعادة طلبها قبل نفاد المخزون.
   • معرفة الأصناف التي يتم بيعها جيدًا والاصناف الراكدة التى لايتم بيعها.

2. الاقرار الضريبي: يوفر بيانات وتقارير قوية عن حالة النشاط التجاري ويقدم إقرار ضريبي متكامل بنقرة واحدة، كما يدعم برنامج الكاشير الفاتورة الالكترونية QR (السعودية) بشكل كامل.

3. تحسين التجربة: حسن من إمكانيات فريق المبيعات من خلال شراء برنامج نقاط البيع (كاشير) يمكن استخدامه عبر الأجهزة المحمولة وسطح المكتب.

4. برنامج الولاء والعروض: استنادًا إلى بيانات نقاط البيع، يمكنك تصميم استراتيجيات تسويقية من خلال تتبع مشتريات العميل. فيمكن أن تدعم برامج نقاط البيع عمل العروض الترويجية والخصومات ونقاط الولاء.

5. أداء الموظفين: أنشئ تقارير بعمل الموظفين وتتبع مبيعات كل موظف من اجل محاسبة “خصم ، مكافأة” كل موظف بقدر العمل الذي يقوم به.

باختصار، يساعدك برنامج نقاط البيع الكاشير على التركيز في مجالات أكثر ربحية مثل خدمة العملاء وتقارير البيع المفيدة في عملية الشراء.

7 اسباب لتغير برنامج نقاط البيع الكاشير

تتطور برامج نقاط البيع (POS) بوتيرة سريعة لتوفير المزيد من السهولة والراحة لتجار المحلات التجارية والبيع بالتجزئة. فعندما لا يستطيع برنامج نقاط البيع الكاشير تلبية احتياجات عملك، فقد حان الوقت للتبديل إلى نظام جديد.

بعض العوامل الأكثر شيوعًا لبرنامج نقاط البيع الكاشير القديم هي:

1. من المستحيل أو الصعب مزامنة البيانات وإدارة المخزون في الوقت الفعلي.
2. لا يدعم برامج ونقاط الولاء العملاء.
3. يكلف الكثير من المال مقابل خدمات الدعم والصيانة والتحديثات.
4. لا يمكن أن تساعد في إدارة المستخدمين.
5. من غير الممكن التنقل السلس بين الفواتير.
6. لا يدعم طرق الدفع الحديثة “بطائق إئتمانية ، نقد ، شيك ، اجل ، …”
7. لا تملك خيار متاح للأجهزة المحمولة. “ليس شرط اساسي”.

كيفية اختيار برنامج نقاط البيع الكاشير

لقد غطينا حتى الآن التفاصيل الأساسية لبرنامج نقاط البيع الكاشير. الآن دعنا نلقي نظرة على الخطوات الخمس التي ستحتاج إلى اتخاذها لإختيار برنامج كاشير مناسب لعملك.

1. ضع قائمة بمتطلبات عملك على المدى القريب والبعيد.
2. حدد ميزانيتك وحدد الأولويات
3. قارن بين برامج نقاط البيع الآخرى
4. احصل على نسخة تجريبية أو عرض توضيحي للبرنامج
5. قم بتحسين برنامج الكاشير لتحقق أقصى نمو.

1- ضع قائمة بمتطلبات عملك

الإطار الزمني: لا يرغب أي صاحب عمل في الانتقال بين أنظمة نقاط البيع لأكثر من مرة في مدة قصيرة قد لا تتجاوز بين سنتين الى 3 سنوات. لذلك ، يجب عليك تحديد متطلبات برنامج نقاط البيع الكاشير الذي تريده قبل البدء في البحث.

المزايا: بعد اتخاذ قرار بشأن الإطار الزمني ، يجب أن تفكر في الأسئلة التالية:

• كم عدد الأجهزة التي ستستخدم برنامج نقاط البيع للعمل؟
• هل أحتاج للتعامل مع عدة فواتير وفتح اكثر من نافذة في نفس الوقت؟
• هل أحتاج فقط إلى برنامج نقاط بيع بسيط وسهل التعامل؟
• ما هو الخصومات والعروض التى سوف اقوم بإعتمادها؟
• هل أرغب في دمج برنامج نقاط البيع مع برنامج محاسبي سحابي ام مكتبي؟
• ما هي طرق مزامنة البيانات بين برنامج المحاسبة وبرنامج نقاط البيع؟

من هذه النقاط يمكنك التحقق من كيفية إختيار نظام نقاط البيع المستقبلي حيث سيقوم بتحسين العمل عن طريق :-

1. التكلفة: يمكن لبائعي التجزئة الاعتماد على بيانات واقعية ودقيقة لتحديد تدفقات المخزون للاصناف بطيئة الحركة أو ذات هامش ربح منخفض وتحديد طريقة التعامل معها.
   
2. الإيرادات: يمكنك تقليل عدد الموظفين وتحسين المبيعات. ستضمن أيضًا تخزين دقيق للمنتجات ذات هامش الربح المرتفع والأكثر مبيعًا. إضافة إلى ذلك ، يمكنك تنفيذ برامج الولاء والخصومات لزيادة جذب المزيد من العملاء.

سيساعدك هذين العاملين في تشكيل أهم الميزات التي تحتاجها في افضل نظام نقاط البيع POS لمحلات البيع بالتجزئة. فكر في الإستراتيجية والأساليب التي تريد تنفيذها.

بعد ذلك ، اجمع كل التحديات التى واجهتك وما هي المزايا التى اعجبتك في قائمة لكي تستطيع عرضها على اصحاب الشأن والاختصاص او حتى عرضها على الشركات التى تقدم برنامج كاشير POS.

فعلى الرغم من عدم وجود برنامج يناسب جميع الشركات والمحلات التجارية ، سنقوم بذكر ابرز مميزات نظام نقاط البيع للمحلات التجارية واكثرها شيوعًا:

مزايا لا غنى عنها في نظام نقاط البيع

• الفواتير والسندات.
• إدارة المبيعات والمخزون.
• ادارة العملاء والموردين.
• ادارة العروض والخصومات.
• إعداد التقارير وتحليلات البيانات.
• إدارة المستخدمين والصلاحيات.

تذكر أن اختيار برنامج كاشير POS لمحلات التجارية يعتمد على طبيعة عملك التجارى. فشاحنة الطعام المتنقلة تعمل بشكل مختلف عم المقاهى الشعبية.

ايضًا محلات الكوافير وصالونات الحلاقة لديهم احتياجات مختلفة عن محلات الملابس والاحذية. كما يختلف برنامج كاشير المطاعم واحتياجاته عن برنامج كاشير سوبر ماركت POS.

كما لاتزال هناك بعض المميزات التى يجب ان تأخذها بعين الإعتبار وهى:

1- خيار لقبول طرق الدفع الأكثر شيوعًا

• نقدي و اجل.
• بطاقات الائتمان والخصم.
• باي بال
• بطائق مدى.
• شيك او حوالة نقدية.

2- سهولة الاستعمال

يجب أن يكون نظام نقاط البيع سهل الإستخدام لك ولموظفيك دون الاتصال بالدعم الفني أو الرجوع إلى الفيديوهات التعليمية بشكل متكرر.

3- التكامل والدمج

دعم العديد من برامج الكاشير التكامل مع برامج إدارة المخازن. ومع ذلك، يجب عليك أيضًا التفكير في برنامج نقاط بيع متطورة وقابلة للتوسع مثل برنامج نقاط بيع المحاسب سوفت.

فهو يوفر أقصى إمكانات التكامل عبر واجهات برمجية لتستطيع الإرتباط مع برامج اخرى كـبرنامج تخطيط موارد المؤسسات ERP او برنامج المحاسبة.

4- الأمان والحماية

يجب عليك اختيار نظام نقاط بيع متوافق مع معايير الأمان من اجل الحفاظ على بيانات الدفع وتخزين البيانات في اماكن امنة يصعب الوصول اليها وإختراقها.

2- تحديد الميزانية والأولويات

في هذه الخطوة، ستحتاج إلى تحديد مقدار الاستثمار الذي ترغب في إنفاقه لتحقيق أهدافك ومتطلباتك ضمن الإطار الزمني المحدد، بما في ذلك:

• الميزانية
• الإيرادات المحتملة
• التكاليف التي تتوقع توفيرها

يجب عليك تفصيل كل متطلب في الخطوة الأولى لتحديد تكاليف الاستثمار وتكاليف الفرصة البديلة لتحديد أولويات المكونات.

تكلفة نظام نقاط البيع تشمل 3 أجزاء:

برنامج POS مكتبي:

سيكون ترخيص POS الخاص بك عبارة عن دفعة أو اشتراك لمرة واحدة اعتمادًا على شركة التى تقدم برنامج نقاط البيع.

أجهزة نقاط البيع:

يتراوح متوسط ​​تكلفة جهاز البطاقة بين 20 إلى 100 دولار. ستكلفك الأجهزة الطرفية الأخرى مثل طابعة الإيصالات ودرج النقود وحامل الكمبيوتر اللوحي من 600 دولار إلى 1000 دولار.

معالجة الدفع:

تعتمد معالجة الدفع على مخطط التسعير الخاص بمعالج الدفع، وهو ما يمثل 1.5 – 3.5٪ لكل معاملة.

3- قارن بين البرامج بناءً على متطلباتك

حتى أفضل برامج نقاط البيع في بعض الأحيان قد تواجه فيها مشاكل وقد تجد صعوبة في تخصيصها لتلبية احتياجات العمل المتغيرة.

لذلك، لا تنتهي عمل شركة البرامج المحاسبية في التثبيت والتدريب فقط، بل تمتد إلى تقديم خدمات الدعم الفنى والنسخ المحدثة المواكبة للتغيرات كإدراج نظام الفاتورة الالكترونية وضريبة القيمة المضافة.

هنا يجب ان تسال نفسك او احد مناديب شركة البرامج المحاسبة عن الاسئلة التالية وهى:-

• ما هي طرق الدعم الفنى التى تقدمه الشركة؟
• هل سيكون هناك فترة كافية للتدريب على النظام؟
• كيف سأقوم بتلقي الدعم؟ وكم من الوقت سأنتظر ليستجيب فريق الدعم؟ وبأي قناة تواصل سيكون حل المشكلة؟

نحن هنا نوصي بالعمل مع نظام نقاط البيع (كاشير) مجرب ورائد من قبل الكثير من العملاء، ويساعدك في أداء مهامك اليومية بكفاءة وتحقيق أهداف عملك بنجاح.

فبرنامج المحاسب سوفت يمتلك فريق دعم فني متمكن من حل المشاكل بسرعة وجودة عالية، الي جانب امتلاكه لفريق تطوير خاص بالبرنامج والتعديلات التى يرغب بها العميل او المواكبة التحديثات الجديدة.

4- احصل على نسخة تجريبية من برنامج الكاشير

تسمح معظم شركات البرمجية الموفرة لبرامج الكاشير اعطاء نسخة تجريبية للعملاء الراغبين من اجل اختبار البرنامج واخذ نظرة سريعة عنه.

يضمن هذه الخطوة العثور على برنامج كاشير مناسبة لعملك. فمن خلاله يمكنك الإطلاع ومعرفة آلية عمله، واهم مايميزه عن غيره من الانظمة الاخرى.

إن واجهت أي مشاكل أو ترغب في اضافة نقاط للتحسين عليها، فيمكنك تدوين ملاحظة ومشاركتها مع الشركة المطورة لبرنامج نقاط البيع الكاشير. إنها فرصة لك ولهم لمناقشة مشاكلك وحلها معًا.

5- قم بتحسين برنامج نقاط البيع (الكاشير)

بعد اختيار نظام نقاط البيع، فإلى هنا لم تنته المهمة بعد. فأثناء اختباره واستخدامه، لا يزال بإمكانك معرفة المزايا الخاصة بالبرنامج ومعرفة طريقة الإستفادة منها في تحسين عملك.

يمكنك البدء في تحسين الميزات الافتراضية، ثم استكشاف كل ما يقدمه برنامج نقاط البيع (الكاشير).

1- رؤى الأعمال

يجب عليك إنشاء تقارير مبيعات مفصلة وكاملة مع الرسوم البيانية والمخططات على برنامج نقاط البيع الكاشير. يجب أن يكون هناك تصور واضح للبيانات القيمة مثل المبيعات والمخزون والنقد والبنوك من أجل:-

1. إكتشف الاتجاهات الهامة: يمكن لتحليل بيانات الكاشير أن تفتح الطريق الى النجاح المستقبلي.
2. اكتساب ميزة تنافسية: تعرف على أداء مبيعاتك ، وتتبع المنافسين ، وحلل حسب الصناعة.
3. قم بتوسيع بصمتك: احصل على معلومات متعمقة لاتخاذ قرارات سليمة حول مكان وزمان فتح فرع جديد.

2- تطبيقات نقاط البيع

يمكن أن تجعل تطبيقات نقاط البيع من إدارة عملك أسهل. يمكنك التحقق من التطبيقات والإضافات التي طورتها شركة البرامج المحاسبية مثل امكانية تكامل مع المتاجر الالكترونية.

3- التحسين المستمر والتحديثات

من المهم أن تطلب ملاحظات الموظفين أثناء استخدامهم للنظام وخذ بالاعتبار الأشياء التي يمكن أن تحسن من التجربة الكلية لعملائك أو لموظفيك.

ملاحظة: لا تنهي علاقتك بشركة البرامج المحاسبية بعد الشراء. يجب أن تظل على اتصال للحصول على معلومات مفيدة حول الميزات الجديدة والاقتراحات والمقالات الملهمة في العمل مع أنظمة الكاشير.

كيف تبدأ في برنامج نقاط البيع الكاشير

إبداء من أبسط وظيفة في معالجة أوامر المبيعات، وبقس على ذلك في باقي العمليات. وبالتالي، فإن اختيارك لبرنامج نقاط البيع الكاشير سيكون قرارًا حاسمًا وأحد أهم الاستثمارات التي يمكنك القيام بها.

نوصي بأن تفكر في جميع جوانب البيع بالتجزئة قبل شراء أي نظام خاص بمحلات البيع بالتجزئة. إذا كنت بحاجة إلى مشورة الخبراء ، فنحن متاحون للتحدث لتوضيح متطلبات عملك وتصميم برنامج نقاط بيع ليلبي احتياجاتك.