يقدم برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) العديد من الفوائد للشركات. كتوحيد جميع العمليات القائمة بالشركة في برنامج واحد. مع ذلك، فقبل شراء نظام ERP يجب أن تكون على إطلاع بأهم مميزات وعيوب نظام ERP.
تتطلب إدارة الشركات خبرة وذكاء للقيام بالأعمال وانجازها، ولكن الأهم من هذا كله – الإدارة السليمة للعمليات التجارية، والإستفادة من معرفة ابرز مزايا وعيوب نظام ERP واستغلالها بالشكل الصحيح.
أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) اثبتت نفسها في ايجاد الحلول المعقدة ونموها الكبير في الأسواق و أكبر دليل على ذلك هو سيطرتها على مجال البرامج المحاسبية الخاصة بالشركات والمؤسسات التجارية والصناعية.
محتويات المقال
هذه المقالة ستُلخص سبب هذا التزايد المستمر من خلال توضيح ابرز فوائد برنامج ERP لإدارة المخازن، وكذلك الإجابة على السؤال الأهم: ما هي مميزات وعيوب نظام ERP؟
ماهو برنامج تخطيط موارد المؤسسة ERP؟
يرمز ERP إلى برنامج تخطيط موارد المؤسسات. إنه نظام برمجي مصمم لمساعدة الشركات على إدارة أعمالها بشكل أكثر كفاءة وفعالية.
يقوم برنامج تخطيط موارد المؤسسات ERP بدمج المعلومات من جميع إدارات الشركة، مثل الحسابات والتصنيع والتوزيع والتخزين في نظام واحد.
نظام الـERP يُمكن الشركات من تتبع الطلبات والشحنات والمبيعات ومستويات المخزون والعديد من الأنشطة التجارية الرئيسية الأخرى.
في هذه المقالة سوف نلقي نظرة على مميزات وعيوب نظام ERP لتخطيط موارد المؤسسات التي تستخدمها الشركات الصغيرة والكبيرة.
أهمية نظام تخطيط موارد المؤسسات
تتمتع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بالعديد من الفوائد للشركات لأنها قامت بتخصيص البرامج لتلبية الاحتياجات الفردية لكل عمل تجاري. تستخدم الشركات برنامج ERP خاص بها للتحكم في سير العملية وتنظيمها.
يمكن أن تساعد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات في زيادة فعالية وكفاءة وربحية الأعمال التجارية. استخدمت جميع أنواع الشركات برامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، بدءًا من عمليات الشركات الصغيرة ذات نشاط موحد وحتى الشركات الكبيرة متعددة الانشطة التجارية.
تقريبًا يمكن لأي شركة لديها فروع أو أقسام متعددة الاستفادة من نظام تخطيط موارد الشركات. حتى المحلات التجارية الكبيرة يمكنها الاستفادة من تخطيط موارد المؤسسات.
مميزات وعيوب نظام ERP للأعمال
سوف نقوم بالتعرف على جميع مزايا وعيوب نظام ERP “لتخطيط موارد المؤسسات” وسنذكرها بشكل كامل ومفصل هنا:
اولاً : مميزات نظام ERP
من اهم مميزات نظام ERP هي أنها تساعد الشركات على التحكم في عملياتها. في اي شركة هناك العديد من الاقسام وكل قسم لديه عمليات وطرق تختلف عن الاقسام الاخرى الذي يقومون بتنفيذ العمليات بطرق تختلف عن الاقسام الاخرى.
على سبيل المثال، قد يدير القسم المالي جميع العمليات المحاسبية الخاصة بهم، بينما قد يستخدم قسم المشتريات او المخازن عمليات اخرى خاصة بهم.
من مزايا استخدام نظام ERP انه يساعد الشركات على دمج العمليات المستخدمة، مما يُمكن الإدارات المختلفة من العمل بسلاسة أكبر. دعنا نستكشف بعض مميزات برنامج ERP الأخرى في تخطيط موارد الشركة.
رقم 1- التكامل
تم تصميم برنامج ERP لتخطيط موارد المؤسسات لاجل تقديم وحدات “Modul” متعددة ومخصصة للتعامل مع العديد من عمليات الأعمال في برنامج مركزي واحد. وبعض البرامج المتكاملة “الوحدات” الأكثر شيوعًا هي:
- إدارة علاقات العملاء (CRM) : تحتوى على ميزات كإدارة جهات الاتصال، وسجل المحادثات، وتتبع العملاء المحتملين، وسجل الطلبات، وإنشاء عروض أسعار.
- ادارة سلسلة التوريد: مزايا كطلبات و أوامر الشراء، إدارة الموردين، تخطيط الطلب والتنبؤ بالمبيعات ومراقبةالمخازن و المستودعات.
- المحاسبة : تتميز بوحدات مثل ادارة الحسابات الدائنة والمدينة ودفتر الأستاذ العام والتقارير المالية.
- الموارد البشرية : قم بإدارة الموظفين وربطهم بنظام البصمة لتتبع اوقات الحضور والانصراف، الخصومات والحوافز .
- إدارة المخزون : قم بتسجيل تكاليف المخزون وتتبع البضاعة والقيام بعمليات الجرد المخزني.
هذا يعني أن الشركة يمكنها إدارة أعمالها بشكل أكثر فاعلية وكفاءة. و من خلال مشاركة المعلومات بين الاقسام المختلفة يمكن للشركات إدارة عملياتها بسهولة أكبر وخفض التكاليف.
رقم 2: أداء إداري أفضل
تعمل برامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) كمركز بيانات يربط بين جميع جوانب وأقسام المؤسسة التي تتطلب الإدارة، بما في ذلك الموارد البشرية والإنتاج والمبيعات ودعم العملاء والمخزون والإمداد.
بمساعدة تقنيات الكمبيوتر يتيح برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) معالجة البيانات تلقائيًا بأسرع الطرق وأكثرها فعالية.
من مزايا نظام ERP الأساسية، أن حلول تخطيط موارد المؤسسة تقلل بشكل كبير من القيام بالأعمال الورقية والحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا. مما يقلل من فرص وجود الأخطاء البشرية التي يمكن أن تعطل تدفق الإنتاج.
تقليل الأخطاء والتكاليف : من مزايا نظام ERP الأساسية، ان برنامج ERP يقلل بشكل كبير الأعمال اليدوية المعتمدة على الأوراق او الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا.
رقم 3: معلومات كاملة ومحدثة
هذه هي الميزة الأساسية التي تؤثر بطريقة أو بأخرى، على جميع مميزات نظام ERP الأخرى المذكورة في هذا المقال.
تتيح أنظمة تخطيط موارد الشركات المتقدمة إمكانية الجمع الفعال والمركزي للمعلومات ومعالجتها وتخزينها.
بالتالي، يتم استخدام نظام محاسبي وإداري واحد بدلاً من شراء برامج مستقله لكل قسم بحيث يمكن مزامنة العمليات وتنظيمها بشكل ادق دون وجود سجلات مكررة.
يمكن للشركات استخدام نظام ERP لإنشاء قواعد بيانات كاملة ومحدثة. هذا يعني أنه يمكن للشركة الحصول على المعلومات التي تحتاجها بسهولة وسرعة ودقة. مما يسهل على الشركات اتخاذ القرار.
رقم 4: انخفاض التكاليف
يمكن أن يساعد برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الشركة على خفض تكاليفها من خلال تسهيل تتبع المعاملات المالية ومعالجتها وإدارتها.
على سبيل المثال، يمكن أن يساعد نظام ERP الشركة في إدارة مخزونها بشكل أكثر فاعلية، مما يُمكنها من طلب المنتجات حسب الحاجة فقط وتجنب نقص المنتجات.
رقم 5: تقارير تفصيلية مُحسنة
نتيجة لانخفاض الأعمال الورقية وتحسين الاتصال بين الإدارات، يوفر برنامج ERP بيئة ملائمة لتقديم جميع أنواع التقارير بسرعة وسهولة.
رقم 6: قابلية التوسع والمرونة
يتم تحديد ميزة أخرى متوأجدة في برنامج ERP من خلال بنية البرنامج الذي يسمح بتعديل حجمه وفقًا للاحتياجات والظروف الحالية للشركة \ المحل.
بفضل هذه الميزة، يتكيف نظام ERP بسهولة مع توسع الشركة في كل المستويات. حتى وان كان تغيير بسيط.
سواء كان النمو يتضمن زيادة الإنتاج، أو تمديد المخزون، أو إضافة وظائف أو خدمات أو مستخدمين جدد، يمكن لأنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP) التعامل مع كل هذه التغييرات بشكل سلس.
رقم 7: خدمة عملاء أفضل
يمكن للعملاء الاستفادة من نظام ERP للشركات فهو يُمكن الشركات من تقديم المنتجات و الخدمات بشكل أسرع واعلى جودة. كما أنه يُمكن الشركات من تتبع وإدارة طلبات العملاء بسهولة ودقة أكبر.
رقم 8: تحسين الأمن
من ضمن اهم مميزات نظام ERP انه يساعد الشركة على تحسين أمن معلوماتها. هذا يعني أن البيانات المالية وغيرها من الوثائق الهامة والمعلومات الشخصية مؤمنة.
ثانيًا: عيوب نظام ERP
مثل ما هناك مميزات لنظام ERP واضحة وكثيرة. هناك ايضا عيوب لبرنامج ERP System لايمكن إنكارها، وقد يكون من الصعب التعرف عليها. نوضح هنا بعض عيوب نظام ERP ومدى تأثيرها على الشركة.
ملاحظة | إذا فشل صاحب العمل في التغلب على عيوب نظام ERP، فإن النظام الذي قمت بشراءه يفتقر إلى الكفاءة وليس لنظام ERP اي علاقة.
رقم 1: بطء تنفيذ البرنامج
قد تستغرق إضافة نظام ERP جديد تمامًا للشركة بعض الوقت، خاصة إذا كنت تعمل بأجهزة قديمة. فسيتطلب منك شراء اجهزة بمواصفات ممتازة ليعمل معك نظام ERP بالشكل المطلوب.
بعد التثبيت، سياخذ معك وقت لاجل التدريب وفهم البرنامج. فسيحتاج كل مستخدم إلى درجة معينة من التدريب قبل أن يتمكن من استخدام برنامج ERP بشكل صحيح وبالكفاءةالمطلوبة.
رقم 2: التكلفة و الصيانة
عند شراء تراخيص لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات سيتطلب منك شراء ترخيص لكل جهاز ستقوم بالعمل عليه. ايضا سيكون لديك رسوم صيانة سنوى مقابل خدمات التطوير والتحديث.
ملاحظة: ترى بعض الشركات أن برنامج ERP قد قدم لهم مزايا كافية تفوق التكلفة الذى قاموا بدفعها.
رقم 3: وقت لتشغيل
كما تلاحظ من عيوب نظام ERP السابقة، تتطلب هذه الأنظمة بعض الوقت لإستخدامها بالشكل الفعال التى وجدت لاجلها. فالتاخير في تطبيق البرنامج له اسباب وهى.
- التأخير في مرحلة التنفيذ.
- وقت تخصيص النظام.
- إدخال البيانات الأولية.
- تدريب الموظفين والمتابعة.
جميع هذه الأسباب تنطوى ضمن الاسباب التى قد تؤدي الى التأخير في تنفيذ البرنامج والإستفادة الفعلية من النظام.
استخدام نظام ERP في الأعمال التجارية
- برنامج (ERP) يساعد الشركة على تخطيط مواردها المالية وأنشطتها بشكل أكثر فعالية.
- يسهل برنامج الـ ERP على الشركة إدارة وتتبع طلباتها ومبيعاتها وإنتاجها ومخزونها.
- يسمح لك نظام تخطيط موارد المؤسسات بتتبع طلبات ومعلومات الاتصال بالعملاء.
- يزود برنامج تخطيط موارد المؤسسة الشركة بالمعلومات الصحيحة حول جميع عملياتها.
- يسهّل نظام ERP على الشركات التواصل مع الأقسام الأخرى ويسهل العمل الجماعي بشكل أفضل.
- يساعد برنامج تخطيط موارد الشركات (ERP) المؤسسة على ضمان أمن معلوماتها ومنتجاتها.
وحدات نظام ERP الرئيسية
- وحدة التصنيع (برنامج المصانع)
على الرغم من أن برنامج ERP ينطبق على جميع الصناعات، فإنه يتم تفعيل خيار التصنيع في النظام كحزمة برمجية منفصلة.
فسيكون لنظام الـ ERP لشركات التصنيع وحدة تصنيع ذات صلة بالمواد، ووحدة أخرى للإنتاج، و أخرى للشراء، وما إلى ذلك.
- وحدة الموارد البشرية
تسمح وحدة الموارد البشرية للشركات بتتبع معلومات الموظفين، بما في ذلك جداول الموظفين، وسجلات الحضور و الغياب، ومعلومات كشوفات المرتبات، وسجلات التدريب، والمكافآت، ومزايا أخرى.
تتمتع الشركات التي تستخدم برنامج الموارد البشرية أيضًا بإمكانية الوصول إلى الوحدة المالية للموظفين.
ملاحظة *2 | ربما يمكن لنظام الERP أن يساعد الشركة في إجراء حسابات معقدة تتعلق بكشوف المرتبات و تتبع مصروفات الموظفين. لكن هذا لا يغنى عن ربطه بنظام الموارد البشرية لتوفير نتائج اكثر دقة.
صُمم برنامج (ERP) للإدارة المالية وتتبع المعلومات المالية التي تسمح للشركة بإدارة حسابات مواردها المالية بشكل أكثر فعالية وكفاءة.
الاسئلة الشائعة
ما هو نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)؟
نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP هو نظام قائم على تكنولوجيا المعلومات يدمج جميع العمليات التجارية بأكملها في نظام واحد.
تم تصميم البرنامج للتعامل مع متطلبات التصنيع والموارد البشرية وأنواع أخرى من الأنشطة التجارية المعقدة.
ماهي اهم مزايا وعيوب نظام ERP؟
هناك العديد من المزايا والعيوب لبرنامج ERP والتى قمنا بذكرها في المقالة اعلاه سنذكر اهم 9 مزايا وعيوب لنظام تخطيط موارد الشركات (ERP):
اولاً: مزايا نظام ERP
1. التكامل مع البرامج الاخرى.
2. قابلية التوسع مع المتغيرات الجديدة.
3. أداء ادارى افضل.
4. معلومات محدثة ومتكاملة.
5. تقارير مفصلة.
6. امان عالي.
ثانياً: عيوب نظام ERP
1. تكلفة مرتفعة.
2. بطء تنفيذ البرنامج.
3. رسوم صيانة شبه سنوي.
كيف يساعد برنامج تخطيط موارد المؤسسة ERP الأعمال؟
يساعد برنامج تخطيط موارد المؤسسات في إدارة قسم كل وحدة عمل. حيث سيتم تخصيص وحدة خاصة لقسمك، تقوم بجميع العمليات التى ترغب بتطبيقها.
الهدف من تخطيط موارد المؤسسات هو تكامل عمليات وأنظمة أعمال الشركة لتبسيط إدارة الأعمال.
كم عدد الشركات التي تستخدم نظام ERP؟
الشركات في جميع أنحاء العالم تستخدم أنظمة ERP بشكل متزايد. فقد تزايد عدد الشركات التي تستخدم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات يومًا بعد يوم.
وما يقرب من 40٪ من أكبر 500 شركة عالمية قامت بتنفيذ أو تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
هل سيعمل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على تلبية احتياجات عملك؟
أنظمة تخطيط موارد المؤسسات هي حلول كبيرة ومعقدة ومكلفة وتستغرق الكثير من الوقت والجهد والمال من اجل تنفيذها.
فإذا كنت تبحث عن حل يمكن أن يساعدك في إدارة وظائف متعددة لعملك، فإن برنامج ERP يعتبر هو الحل المناسب لك.
ما هي أنواع الشركات التي تستفيد من نظام ERP تخطيط موارد المؤسسة؟
هي الشركات التي تحتاج إلى حل العديد من المشاكل المعقدة يوميًا، كـ تعدد الفروع، المخازن، المنتجات وما إلى ذلك، بأسهل طريقة ممكنة. وتمتلك خطط مستقبلية للتوسع.
ملخص بأهم مزايا وعيوب نظام ERP
كما ترى من هذه المقالة التى تتكلم عن ابرز مزايا وعيوب نظام ERP نستنتج أن هذه الأنظمة ليست حلولًا لجميع الأنشطة ولا تضمن للشركة نجاحًا بنسبة 100٪.
فتوجد لهذه الانظمة ايجابيات وسلبيات تجعلك تعيد التفكير في ضرورة شرائها ام لا. ففي نهاية الامر، انت من ستقرر ما إذا كنت بحاجة الى استخدام نظام ERP في شركتك أم لا؟
فإذا كنت ترغب في توفير المال والوقت في إدارة أعمالك، فإن امتلاك نظام ERP يعد خيارًا جيدًا. إضافة الى ذلك، من المهم مراعاة احتياجات وأهداف شركتك.
نأمل أن نكون قد وفقنا في مساعدتك على معرفة اهم مزايا وعيوب نظام ERP ومكنك من اتخاذ القرار الصحيح.
سعداء بتواصلك معنا
في حال اردت معرفة المزيد عن برامج المحاسبة السحابية التى نوفرها والتى تغنيك عن البحث فنحن نقدم افضل برنامج محاسبة سحابي.
قم بطلب نسخة تجريبية او قم بمراسلتنا على الارقام الموجودة على صفحة التواصل بنا.