9 نصائح لإنشاء نظام إدارة مخازن فعال

يُعد إنشاء نظام إدارة مخازن في المحلات التجارية وخصوصاً محلات البيع بالتجزئة من الاشياء الضرورية التى يجب عملها قبل الإفتتاح ، فالمخزون يُعتبر من بين أهم الأصول التى يجب المحافظة عليه.

وكما اثبتت الدراسات فإن تتبع المخزون بإستمرار امر لا بد منه ، خاصة لمحلات البيع بالتجزئة والتصنيع ، فوجد معرفة مُسبقة بالمنتجات المتبقية والمواد الخام والمكونات الأخرى هي من اساسيات أعمالها.

لذلك ، يمكن أن يكون لنقص المخزون في الأوقات الحرجة آثار مدمرة على الأعمال التجارية.

على الرغم من تصنيف المخزون في اغلب الحالات على أنه أصل ، يمكن أيضًا اعتباره إلتزامًا. وذلك لأن المخزون قد يُفسد أو يتعرص للتلف او حتى أو يتعرض للسرقة أو حتى يتأثر بالتغيرات في الطلب.

لذلك من المهم التأكد من أنه يمكنك إنشاء نظام إدارة مخازن بشكل فعال وصحيح. فإذا فشلت شركة \ محل البيع بالتجزئة في العثور على مشترين في الوقت المناسب ، فقد تضطر إلى إتلاف المخزون (في حالة السلع القابلة للتلف) أو البيع بأسعار منخفضة.

إنشاء نظام إدارة مخازن فعال

لذلك من المهم للشركات التي تعمل في الصناعات الأخرى صياغة وتنفيذ استراتيجيات جيدة لإدارة المخزون.

في هذه المقالة ، نُشارك بعض أفضل النصائح والممارسات لإنشاء نظام إدارة مخازن للأنشطة التجارية. ستساعدك هذه النصائح على تقليل الخسائر وتحسين الربح الإجمالي للمؤسسة.

فوائد إنشاء نظام إدارة مخازن

فيما يلي اهم فوائد التى ستحصل عليها عند إنشاء نظام إدارة مخازن فعال سوى لمحل تجارى أو اي نشاط يمتلك مخزون:

– ضبط الكميات المخزنية

يمكن أن يساعدك إنشاء نظام إدارة مخازن فعال في تحديد مقدار كميات الأصناف المناسبة التى يجب ان تمتلكها في المخزون بدقة.

هذا يساعد المحل \ الشركة لمنع نُقص كميات المنتجات عن الحد المطلوب. كما يُحافظ على بقاء كميات المخزون كافية لحين شراء المنتج الذي وصل الى الحد الأدنى له والقيام بتوفيره.

ملاحظة: هذه الخاصية تُمكنك من معرفة المنتجات المتبقية ، وتجنب الوقوع في حالات النقص في الكميات المنتجات المخزنية.

– المزيد من العملاء

تلعب الإدارة السليمة للمخازن دورًا مهمًا في جذب العملاء والاحتفاظ بهم. فهذا لا شك فيه.

فولاء العملاء هو كل ما ترغب به أي شركة \ محل تجاي تريد النمو ، خاصة فيما يتعلق ببناء العلامة التجارية والهوية.

فالشركات التي ترغب في جعل عملائها يستمرون في العودة لشراء المزيد ، يجب أن يكون لديها الإرادة والقدرة على تلبية مطالبهم المتغيرة مع مرور الوقت.

كما يُمكن أن تساعد اصحاب المحلات التجارية على تلبية إحتياجات عملائها من خلال توفير المنتجات الرئيسية والاكثر حركة في المحل. بحيث تكون الهدف الاول لمن يريد شراء المنتج. فهو متاكد من انه سيجد جميع إحتياجاته لديك.

تعمل إستراتيجية توفير المنتجات على جذب المزيد من العملاء وتشجيعهم على شراء المزيد. أيضًا تجعل العملاء سعداء لانهم وجدوا مايحتاجون اليه.

– مخازن أكثر تنظيما

يمكن أن يساعد وجود نظام إدارة مخازن مناسب لعملك في الحصول على مخازن ومستودعات أكثر تنظيماً.

يمكن لأي مؤسسة تمتلك مستودع غير منظم أن يخلق بيئة عمل صعبة للموظفين المسؤولين عن قسم المشتريات والمبيعات.

سيؤدي وجود مخازن غير منظمة إلى الإضرار بعمل المحل \ الشركة ، ما يضر كفاءة الإنتاج في النهاية.

تعمل العديد من المحلات التجارية الكبيرة والمعارض على تحسين المخازن من خلال وضع المنتجات سريعة الحركة معًا في مواقع يسهل الوصول إليها بسرعة.

– زيادة الإنتاجية والكفاءة

يمكن لبرامج الكمبيوتر (برنامج المحاسبة والمخزون) والاوات المساعدة مثل ، الماسحات الضوئية “الباركود” وأدوات إدارة المخزون الأخرى تحسين الإنتاجية والكفاءة بشكل كبير.

يمكن أن تساعد الأدوات في تقليل العمليات اليدوية كعمليات (الجرد ، البحث ، التقارير). بحيث تُمكن الموظفين التفرغ لأعمال اخرى أكثر أهمية.

– توفير المال والوقت

يمكن أن يوفر نظام إدارة المخازن الكثير من الفوائد المالية وتوفير المزيد من الوقت والجهد. فيمكنك التخلص من الحاجة إلى إعادة جرد المخزون لضمان دقة السجلات ، من خلال انشاء تقارير بالجرد المخزني في نفس الوقت ومطابقتها مع المخزون المتواجد في الواقع.

يمكن أن يساعد إنشاء نظام إدارة مخازن فعال على توفير الوقت والمال ، من خلال إنشاء تقرير بالمنتجات قريبة الانتهاء او بطيئة الحركة وإرجاعها الى المورد او تصريفها بشكل سريع.

كيفية إنشاء برنامج لإدارة المخازن

كيفية إنشاء نظام إدارة مخازن

فيما يلي استراتيجيات فعالة جداً يمكنك استخدامها من اجل ضمان إدارة ناجحة للمخازن:

  1. حدد كمية الطلب

    برنامج المحاسب سوفت لإدارة المخازن يتضمن على خيارات لتحديد الحد الأدنى والاعلى لطلب المنتجات “كمية المنتجات في المخزن”.
    فهذا يساعد المحل \ الشركة على ضبط المخزون وكميات المنتجات ووقت عمل تنبيه بالكميات التى قاربت ان تصل الى “الحد الادنى او حد الأعلى للطلب” ، والتي يجب أن تكون متاحة بالمخزون.

  2. طلبات الشراء

    بناء على الكميات المحددة في بطاقة الصنف “حد ادنى و حد اعلى لطلب” يمكنك البرنامج من تحويل هذه التحذيرات الى طلبات شراء بشكل مباشر.
    فمن خلال تحديد الاصناف التى وصلت الى حد الطلب يمكن لك عمل تحديد لهذه الاصناف وتحويلها الى فاتورة طلبات شراء يتم شراءها لاحقاً.

  3. تحديد طريقة البيع

    “First In First Out” معناه بيع المنتجات حسب الترتيب والوقت الذي تم شراؤها به من الموردين. فيُعد FIFO مناسبًا للمنتجات مثل المنتجات الغذائية والأدوية التى لديها تاريخ صلاحية.

  4. التنبؤ الدقيق

    يتضمن برنامج المخازن من المحاسب سوفت الكثير من التقارير المخصصة التى تستند على عدة عوامل مثل اتجاهات السوق ، وحجم المبيعات السابقة ، والموسمية ، والمنتجات الاكثر حركة والاكثر ربحية ، من بين عوامل أخرى.

  5. إدارة الموردين

    من المهم إقامة علاقات صحيحة قائمة على التقارير المخصصة مع الموردين لأنك قد تحتاج إلى إعادة المنتجات قريبة الانتهاء أو تعليق شراء بعض المنتجات بطيئة الحركة وطلب المنتجات الأكثر حركة.

  6. التجارة الالكترونية

    للشركات واصحاب بيع المنتجات إلكترونيًا “اصحاب المتاجر” فيمكنك التحكم بالمخزون عن طريق ربط المنصة التى تستخدمها مع برنامج المحاسب سوفت بلاس.
    فبرنامج المحاسب سوفت متوافق مع منصة التجارة الالكترونية الاشهر في السعودية “منصة زد ، منصة سلة“.

اهم النصائح لإنشاء نظام إدارة مخازن

لا يمكن ان تكون صاحب محل \ شركة وانت لست مدرك أهمية وجود وإنشاء نظام فعال لإدارة المخزون.

نظرًا لأنه يتضمن طلب مواد أو منتجات الشركة \ المحل وتخزينها واستخدامها ، فعدم وجوده قد يؤدي الى كوارث مالية وضياع في الوقت انت في غنى عنها.

فيما يلي بعض النصائح التي تجعل من إدارة المخازن فعالة قاموا بوضعها وجعلتها فعالة للغاية.

  1. شخص واحد على الأقل مسؤول عن إدارة المخازن.
  2. إستخدم برنامج إدارة المخزون واربطه مع منصة سلة ، منصة زد. فعلى الرغم من أن لديهم برامج مختلفة لنفس الغرض ، لكن وجود برنامج المحاسب سوفت سيساعدهم في تسهيل الأمور.
  1. عمل نسخ احتياطي وحفظها في حالة فقدان البيانات ، او تلف الجهاز.
  2. استخدم نقاط البيع لتتبع المبيعات تلقائيًا.
  1. شراء نظام فعال لتتبع المخزون كبرنامج المحاسب سوفت للكمبيوتر. فهو يحفظ جميع العمليات في قاعدة بيانات مركزية.
  2. قم بتنفيذ إجراء مناسب لتحسين المخزون من خلال الاعتماد على تحدد كمية معينة “حد الطلب” لكل منتج.
  3. اعمل على تطبيق الخصومات والعروض الترويجية للتخلص من المخزون بطئ الحركة.
  1. تحديد أولويات المنتجات التى يجب شرائها.
  2. إستخدام جرد يدوي من الحين للأخر من اجل التأكد من مطابقة بين كميات النظام والكميات الموجودة بالواقع.
نصائح إنشاء نظام إدارة مخازن

هناك سبب يجعل العملاء يحبون زيارة مواقع التجارة الالكترونية كـ أمازون أو Shopify.

  • السبب 1 : لأنهم يريدون جهة موثوقة تمكنهم من شراء مجموعة متنوعة من المنتجات بشكل آمن.
  • السبب 2 : أنهم يعرفون ان كمية المنتج الذي سيتم طلبه متوفر فليس لديهم منتجات غير متوفرة في المخازن.

إن المؤسسة التي تفشل في مراقبة مخزونها ، أو تفشل في تقييم حساباتها ، سوى كانت شركة \ محلات تجارية فهى بلاشك ستجد عدد لا يُحصى من التحديات والأخطاء المتعلقة بالمخزون ، وقد تكون سبب في إفلاسها.

ملخص إنشاء نظام مخازن فعال

يمكن لإدارة المخزون تقيم المخزون لاي عمل تجاري بسهولة. إن كنت متردد في شراء برنامج المحاسب سوفت فضع في اعتبارك الفوائد الموضحة أعلاه وضع بجانبها المشاكل التى ستواجهها في حالة عدم شراء البرنامج.

فعندما تفكر في تكلفة إنشاء نظام إدارة مخازن يعمل بشكل فعال. ستجد انه يستحق الكثير فهو سيقوم بحفظ وإدارة موالك ووقتك بشكل اكثر فعالية.

المحاسب سوفت هو برنامج شائع في السعودية ودول الخليج يقوم بإدارة المخازن والحسابات ، يستخدمه الآلاف من المحلات التجارية والمئات من الشركات الصغيرة والمتوسطة.

فنظام المحاسب سوفت لإدارة المخازن يساعد الشركة \ المحل على إدارة المخزون بشكل كامل من بداية طلب الشراء إلى البيع.

ايضا يمكن ان بوفر لك اختيار افضل برنامج مخازن من المحاسب سوفت أدوات مخصصة للمصانع واعمال التصنيع بأشكالها المختلفة. كتسجيل المواد الخام وتتبع استهلاكها وصولاً الى إنتاج المنتج النهائي.

أفضل ما يميز برنامج المحاسب سوفت للكمبيوتر هو انه مجاني لفترة محدودة (14 يوم) يمكنك فيها من إستخدام البرنامج وتصفحه قبل شراء النسخة الاصلية.

اما في حالة إختيار شراء المحاسب سوفت ويب “كلاود” بإمكانك الإشتراك في الخطة “الشهرية او السنوية” المدفوعة.

قم بمراسلتنا اليوم وابدأ في إنشاء نظام فعال لإدارة المخازن بكفاءة وثقة عالية.

نظام مالى وإدارى متكامل يحتوى على جميع الخدمات والمميزات التى تحتاجها اي مؤسسة سوى كانت تجارية - خدمية - صناعية

البرامج المحاسبية

برنامج المحلات التجارية

برنامج الانتاج والتصنيع

برنامج الموارد البشرية

برنامج المطاعم والكافيهات

برنامج المراكز والمختبرات

خدماتنا

المدونة

برنامج محاسبة

برنامج نقاط البيع POS

FAQ

احدث برامج المحاسبة

المحاسب سوفت المكتبي

المحاسب سوفت السحابي

نقاط البيع السحابية POS

نقاط البيع المكتبية POS