المشتريات في المحاسبة تشير إلى السلع والخدمات التي تم شراؤها من الموردين للاستخدام في العملية التجارية. ويتم تسجيل المشتريات في دفتر الشراء كنوع من أنواع الحسابات المالية المختلفة التي يحتفظ بها أي مشروع ويتم من خلالها مراقبة المدفوعات المستحقة للموردين والأصناف التي تم تسليمها.
وتتكون معظم المشتريات من السلع والخدمات المستخدمة في عملية التصنيع أو الإنتاج أو تقديم الخدمات إلى العملاء. ويتم تسجيل المشتريات عادة عندما يتم استلام الفاتورة من المورد، ويتم تحميل المبلغ المستحق للحسابات المالية المناسبة.
تساهم نظام المشتريات الجيد في تحسين إدارة التدفقات النقدية والمخزون وتحقيق توازن مالي جيد للمشروع.
ما هي المشتريات في المحاسبة؟
التعريف: الشراء في المحاسبة يشير إلى السيطرة على عنصر أو خدمة معينة عن طريق دفع مبلغ محدد من المال.
أو إنه تبادل الأموال مقابل سلعة أو خدمة معينة. عادة ما يتم تنفيذ هذه العملية من قبل الأفراد أو الشركات التي تحتاج إلى عناصر أو خدمات.
يتيح الشراء نقل ملكية العناصر المادية أو الممتلكات وكذلك الفكرية ، بين المشتري والبائع. عند الشراء ، يحق للمشتري استخدام المنتج كما يحلو له أو التخلص منه بأفضل طريقة يراها مناسبة.
نظرًا لكونها معاملات مالية ، يمكن إجراء الشراء إما نقدًا أو بالائتمان. وبالمثل ، يمكن لشركة أو فرد دفع المبلغ الكامل للحصول على ملكية عنصر معين. في هذه الحالة ، يتم عادةً نقل الملكية على الفور أو في وقت متفق عليه في المستقبل.
يمكن أن يؤدي الشراء بالأجل أيضًا إلى نقل الملكية بالكامل. ومع ذلك ، في بعض الحالات ، قد يحتفظ البائع بالعنصر حتى يتم سداده بالكامل.
خطوات عملية الشراء
في الشركات الصغيرة ، تتبع عملية الشراء عادةً عملية بسيطة مثل قيام صاحب العمل بتقديم طلب لعناصر مختلفة مع البائعين ، دون اتباع الإجراءات الموضحة.
ومع ذلك ، في الإدارات الحكومية أو الشركات التي لديها العديد من الإدارات ، تعتبر عملية الشراء بمفردها عملية معقدة.
في معظم الشركات ، يجب على الأقسام ملء نماذج طلبات الشراء للموافقة عليها ، للعناصر المطلوبة. في هذا المثال ، يقوم موظفو القسم بملء نماذج الطلبات وتسليمها إلى رؤساء الأقسام للنظر فيها والموافقة عليها.
من ناحية أخرى ، يقوم رؤساء الأقسام بمراجعة كل شيء ثم تسليم طلب الشراء إلى الفريق المالي للنظر فيه.
تقع على عاتق الفريق المالي مسؤولية تحليل طلب الشراء وتقديم الطلبات نيابة عن الإدارات إذا كان كل شيء على ما يرام.
على العكس من ذلك ، يمكن للإدارة المالية ، وكذلك المديرين الأعلى مرتبة ، رفض طلب شراء معين لسبب واحد أو أكثر.
على سبيل المثال ، يمكن رفض طلب شراء إذا تجاوز القسم بالفعل حد الإنفاق الخاص به في فترة محاسبية معينة.
وبالمثل ، يمكن رفض الطلب ، إذا شعر المديرون ذوو الرتب العالية أن طلبات الشراء ليست مهمة في وقت معين
تتضمن عملية الشراء البحث عن موردين مؤهلين يمكنهم تلبية احتياجات المشتري. تستلزم العملية أيضًا استلام طلبات الشراء والتحقق منها.
يجب أن تقوم إدارات الشراء بإعداد وإصدار طلب لوثائق الاقتراح بالإضافة إلى تقييم ردود الموردين على طلبات تقديم العروض.
أقسام الشراء في المحاسبة
- إدارات الشراء هي المسؤولة عن تحديد مواقع الموردين القادرين على توفير العناصر والخدمات التي تلبي المعايير المحددة
- تضمن أقسام المشتريات أيضًا استيفاء مواصفات الجودة قبل إجراء عمليات الشراء
- يضمن هذا القسم تدفقًا مجانيًا للتسليم وبالتالي تقليل التأخيرات التي يمكن أن توقف عملية الإنتاج
- مكلف بمسؤولية تقليل كمية النقد المهدر في المخزون غير الضروري
مثال على المشتريات
تعد عمليات الشراء عملية مهمة لأنها تضمن تسليم العناصر المطلوبة في الوقت المناسب للحفاظ على العمليات الأساسية في شركة أو شركة.
بالمثل ، تضمن العملية برمتها شراء البضائع بأسعار معقولة ، وبالتالي ضمان حصول الشركات أو الشركات على القيمة الكاملة لأموالهم.
وبالمثل ، فإن قسم المشتريات مهم في أي مؤسسة كبيرة ، وخاصة تلك التي تعمل في عمليات التصنيع. تضمن هذه الأقسام شراء جميع العناصر الضرورية في الوقت المحدد ، وبالتالي ضمان سير عمليات الإنتاج والمعالجة بسلاسة.
تلعب أقسام المشتريات دورًا مهمًا في الحد من حوادث الاحتيال. بدلاً من تعامل رؤساء الأقسام مع البائعين بشكل مباشر ، تقوم أقسام الشراء بالمعاملات وشراء العناصر نيابة عن الشركات ، وبالتالي ضمان القيمة الكاملة مقابل المال على العناصر المشتراة.
مثال عملى على المشتريات في المحاسبة
المحاسبة في عمليات الشراء
حيث يؤدي الشراء إلى زيادة في حساب الأعمال وانخفاض في أصول الشركة. لذلك ، يجب خصم المصاريف بينما يجب إضافة الأصول.
ينتج عن الشراء أيضًا زيادة في المخزون ، ومع ذلك يتم الاحتفاظ بمحاسبة المخزون منفصلة عن محاسبة الشراء.
في مجال الأعمال ، يمكن إجراء الشراء نقدًا أو عن طريق الأجل.
شراء نقدا
يحدث الشراء النقدي عندما يشتري التاجر البضائع ويدفعها على الفور. عند إجراء عملية شراء نقدية ، يتم تسجيل القيد المزدوج التالي:
مشتريات الخصم (بيان الدخل)
نقدا الائتمان
يتم خصم الشراء لحساب الزيادة في المصاريف. يتم قيد النقود بسبب وجود انخفاض في النقد (الأصول) بعد دفع البضائع.
شراء الأجل
يحدث شراء الائتمان عندما يكون هناك تبادل في البضائع بين المشتري والبائع ولكن الدفع سيكون في المستقبل. في حالة شراء الائتمان ، يتم تسجيل القيد المزدوج التالي:
- مشتريات الخصم (بيان الدخل)
- دائن دائن (دائن)
عندما تشتري البضائع عن طريق الائتمان ، سيكون لديك زيادة في الدائن. الدائن يعني الأشخاص المدينين لك.
الإدخال المزدوج هو نفسه في حالة الشراء النقدي ، باستثناء أن إدخال الائتمان يتم في دفتر الأستاذ القابل للدفع بدلاً من دفتر الأستاذ النقدي.
عندما يتم دفع المبلغ المستحق له ، سيتم تخفيض الرصيد المستحق إلى الصفر (اعتمادًا على ما إذا كان لديه ديون قديمة أم لا). يتم تسجيل الإدخال المزدوج التالي:
- مدين دائن (تخفيض في الخصوم)
- الائتمان النقدي (تخفيض الأصول)
ملخص المشتريات في المحاسبة
الشراء هو ببساطة عملية دفع عنصر للاستحواذ عليه. كونها عملية مالية ، يتم استبدال السلع والخدمات بمقابل نقدي معين.
عملية الشراء هي عملية رسمية يمكن أن تكون عملية بسيطة في الأعمال التجارية الصغيرة أو عملية معقدة تتضمن خطوات مختلفة في المؤسسات أو الشركات الكبيرة.