عندما تعمل محاسبة الأعمال الصغيرة الخاصة بك بشكل فعال ، فإن اتخاذك للقرارات الإستراتيجية يكون مدعومًا ببيانات مالية قوية.
ومع ذلك ، هناك الكثير الذي يجب مراقبته عندما يتعلق الأمر بتمويل الأعمال الصغيرة. لهذا السبب من المهم أن تقوم ببعض المهام الأساسية بشكل منتظم.
مهام محاسبية
مهام محاسبية يومية
تتضمن المهام المحاسبية اليومية مجموعة من المهام التي يجب إكمالها للحفاظ على صحة البيانات المالية للشركة.
تختلف هذه المهام حسب حجم الشركة ونوع النشاط التجاري، ولكن هناك بعض المهام الشائعة التي يجب إكمالها كل يوم أو أسبوع.
1) تسجيل وإيداع المدفوعات
تقوم بعض الشركات بإجراء الكثير من المعاملات الصغيرة كل يوم ، بينما يأخذ البعض الآخر مدفوعات كبيرة على أساس أقل تكرارًا.
على الرغم من أنه يعمل في شركتك ، قم بتسجيل المدفوعات في أقرب وقت ممكن بعد استلامها ، سواء شخصيًا نقدًا أو عبر التحويل المصرفي على ظهر الفاتورة.
لا تتمسك بالنقود والشيكات – قم بإحضارها إلى البنك حتى تكون حساباتك في المكان الذي يجب أن تكون فيه ولديك القدرة على الاستثمار.
2) التوفيق بين المدفوعات
لا تصل كل دفعة مع تفسير واضح. نتيجة لذلك ، من الأفضل التوفيق بين ما قمت بتسجيل الدخول إليه في حساباتك وبين ما يتم الوصول إليه في حسابك المصرفي بشكل منتظم بينما يكون جديدًا في ذهنك.
بهذه الطريقة ، يكون من الأسهل بكثير تحديد المبالغ التي لا تعرف شيئًا عنها ، ومعرفة ما يمكن أن ترتبط به.
هذه أيضًا فرصة ممتازة لتصنيف المدفوعات إذا لزم الأمر – مثل تسجيلها مقابل مشروع معين.
3) قم بتحديث بياناتك المالية
تقوم أفضل حزم برامج المحاسبة بتحديث وتقديم بياناتك المالية مرة واحدة على الأقل يوميًا ولكن في كثير من الأحيان أكثر.
ومع ذلك ، حتى إذا كان عليك تحديث بياناتك يدويًا ، فإن القيام بذلك كل يوم يسمح لك باكتشاف عدم الدقة أو التسبب في القلق في أسرع وقت ممكن.
قد يؤدي ترك عدة أسابيع دون النظر إلى إجمالي دخلك ونفقاتك إلى بعض المفاجآت السيئة للغاية.
4) حافظ على المخزون
في حين أن هذا قد لا يبدو كمهمة محاسبية ، فإن الإدارة الجيدة للمخزون هي مفتاح إدارة أموالك.
إذا كنت ترغب في إعادة طلب المخزون ، فيجب أن يكون لديك الأموال المتاحة للقيام بذلك. نفاد المخزون قد يفقدك عددًا من المبيعات. طلب المخزون الزائد دون داع لأن مخزونك قديم هو تكلفة أخرى لا تحتاجها.
مرة أخرى ، أصبحت هذه المهمة أسهل بكثير من خلال برامج المحاسبة والمخزون المتكاملة.
5) دفع الفواتير
غالبًا ما تتلقى شروط سداد لمدة 30 أو 60 يومًا. ومع ذلك ، عندما تستقر مبكرًا ، قد تحصل على خصم أو تعزز سمعتك بين الموردين.
يمنحك التحقق من فواتيرك كل يوم أيضًا متسعًا من الوقت للاستعلام عن الأخطاء قبل استحقاق الدفع ، أو التحدث إلى زملائك حول ما تم استلامه.
سوف نختصر اهم المهام المحاسبية اليومية على هذا الشكل:
- تسجيل المعاملات: يعد تسجيل المعاملات المالية أول خطوة في الدورة المحاسبية. يجب تسجيل جميع المعاملات المالية للشركة في دفتر اليومية، بما في ذلك المبيعات والشراء والمصروفات والإيرادات.
- ترحيل المعاملات: بعد تسجيل المعاملات في دفتر اليومية، يجب ترحيلها إلى دفتر الأستاذ العام. دفتر الأستاذ العام هو دفتر محاسبي يجمع جميع المعلومات المالية للشركة من دفتر اليومية.
- إعداد التقارير المالية: يجب إعداد التقارير المالية بانتظام لتقييم أداء الشركة. تشمل التقارير المالية الشائعة الميزانية العمومية والبيان الدخل والبيان التدفقات النقدية.
- دفع الفواتير: يجب دفع الفواتير المستحقة في الوقت المحدد لتجنب التأخيرات والغرامات.
- تلقي المدفوعات: يجب تسجيل جميع المدفوعات الواردة في دفتر اليومية.
- تتبع المخزون: يجب تتبع المخزون بدقة لضمان عدم وجود عجز أو فائض.
- إدارة الحسابات الدائنة والمدينة: يجب إدارة الحسابات الدائنة والمدينة بدقة لتجنب مشكلات السيولة.
مهام محاسبية أسبوعية وشهرية
هناك الكثير من المهام المحاسبية التي تعتبر ضرورية للبقاء على رأسها على أساس أقل انتظامًا.
- معالجة الجداول الزمنية للموظفين وكشوف المرتبات – من غير المحتمل أن تدفع أجور موظفيك كل يوم ولكنك لا تزال بحاجة إلى تحميل هذه البيانات والتحقق منها بانتظام للتأكد من أن كشوف المرتبات تعمل بسلاسة.
- إصدار فاتورة لعملائك – يعتمد عدد المرات التي تمر فيها بعملية الفواتير على عدد العملاء الذين تعمل معهم. لا تترك الأمر طويلاً ، حيث يتم نسيان المعلومات المهمة بسرعة ولا تساعد في التدفق النقدي الخاص بك.
- مطاردة الفواتير غير المدفوعة – بالحديث عن التدفق النقدي ، إنه أحد أكبر أسباب فشل الشركات الصغيرة. إذا لم يدفع عملاؤك ، فلا يمكنك شراء أسهم جديدة أو تغطية النفقات الأخرى. أعطهم دفعة كل بضعة أيام حتى لا ينسوك.
- راجع أموالك مع محاسب – المحاسبون المؤهلون يفعلون أكثر من مجرد المدفوعات. إنهم ينظرون إلى الصورة الأكبر ، ويقدمون لك المشورة بشكل استراتيجي ويضمنون الوفاء بالالتزامات الضريبية. شاهدهم مرة واحدة على الأقل في الشهر حتى يتمكنوا من مراقبة أموالك عن كثب.
بغض النظر عن عدد المرات التي تقوم فيها بمهام المحاسبة الأساسية ، فإن العملية برمتها أصبحت أسهل بكثير من خلال برامج المحاسبة الاحترافية التي تدعمك.
يضمن برنامج المحاسبة المتكامل لبرنامج المحاسب سوفت اتصال جميع أنظمتك بفعالية حتى تكون دائمًا على اطلاع على السرعة. اطلب عرضًا تجريبيًا مجانيًا لمعرفة المزيد حول كيف يمكننا المساعدة.